Planificación natural de proyectos

A menudo afrontamos proyectos cuya complejidad, con objeto de maximizar las posibilidades de llevarlo a cabo con éxito y sin derrochar tiempo y recursos, hace recomendable que se efectúe una planificación previa. Sin embargo, las metodologías y herramientas que suelen emplearse a este efecto tienden a estar orientadas hacia la gestión profesional de proyectos, lo que implica un nivel de profundidad que para determinados asuntos resulta poco operativa. Por suerte, existe una alternativa sencilla y de gran eficacia: la planificación natural de proyectos.

¿Qué es la llamada “planificación natural de proyectos”?

La planificación natural de proyectos es un modelo de planificación propuesto por David Allen, el creador del método GTD de organización y productividad personal. Su nombre, planificación natural, deriva del hecho de que está estructurado en base a los 5 pasos que nuestra mente tiende a seguir de manera espontánea cuando afronta un proceso de planificación. De ahí que resulte tan sencilla de aplicar y, al mismo tiempo, tan práctica.

De modo esquemático, los pasos son los siguientes (se incluye entre paréntesis la pregunta a la que se pretende responder con cada uno de ellos):

  1. Definir propósitos y principios (el porqué de la actividad)
  2. Visualizar los resultados (¿qué se espera obtener?)
  3. Generar una tormenta de ideas (¿cómo cabe conseguirlo?)
  4. Organizar las ideas (¿qué componentes, secuencias y prioridades cabe extraer de ese conjunto de ideas?)
  5. Identificar las próximas acciones (¿qué primeros pasos hay que dar para poner en marcha el proyecto?)

A continuación se procede a detallar tales puntos.

1. Definir propósitos y principios

El propósito constituye el desencadenante de la actividad; es decir, el porqué de su realización. Este impulso puede surgir por múltiples motivos pero, llegado un determinado momento, se decide que es necesario conseguir algo (ordenar un almacén caótico, organizar un viaje con la familia, hacer deporte con regularidad…) y se comienza de este modo el proceso de planificación.

Ejemplo: centrándonos en el caso del almacén, el porqué del proyecto podría ser el hecho de que, pese a que éste se ordena cada dos por tres, de nuevo se vuelve a desordenar, lo que provoca pérdidas de tiempo, dificultad para encontrar esto o aquello, desaparición de objetos o herramientas necesarias para el trabajo, etc.  

En lo que atañe a los principios, son los criterios de decisión que todos tenemos, si no definidos por escrito, sí al menos vagando por nuestra mente. Los principios definen, en cierto sentido, los límites de lo que se considera o no admisible. En base a éstos, se toman decisiones de uno u otro cariz (en el caso del viaje, hacer turismo de sol y playa, preferencia por los viajes culturales, disposición a pedir un crédito o limitar el gasto a los recursos disponibles sin recurrir a éstos, etc.).

2. Visualizar los resultados

Consiste en visualizar qué se espera obtener, siendo aconsejable -a fin de orientar nuestros pasos en esa dirección y, al mismo tiempo, para obtener ánimo y motivación- la concepción clara de lo que constituiría un éxito rotundo del proyecto. He ahí un factor clave en efectividad: orientar las actividades hacia la obtención de unos resultados concretos y específicos.

Ejemplo: siguiendo con el caso del almacén, la visión de un “éxito rotundo” podría pasar por conseguir que en esta ocasión el orden establecido se mantenga, que sea definitivo (Nota: ese deseo de perdurabilidad, por ejemplo, nos sugiere la pertinencia de darle al tema un enfoque diferente al que se ha venido haciendo hasta ahora. He ahí la importancia de visualizar el resultado óptimo: ayuda a orientar los pasos a dar).

3. Generar una tormenta de ideas

Aclarado lo anterior, llega el momento de preguntarse cómo conseguir lo propuesto. Para esto se deben anotar todas las alternativas, posibilidades e ideas que se nos ocurren al respeto. Este proceso de generación y recopilación de ideas resulta de gran ayuda para, a posteriori, escoger las mejores opciones, o la mejor combinación entre éstas, en vez de optar por lo primero que se nos ocurra.

Ejemplo: siguiendo con el caso del almacén, ideas respecto a la consecución de un orden permanente en el mismo podrían ser aplicar una metodología específica de organización de espacios (como la técnica de las 5S), formarse en esta materia mediante libros, cursos on-line, contratar un especialista en gestión de almacenes para que asesore al personal de la empresa, etc.  

4. Organizar las ideas

Una vez se finalizó con la tormenta de ideas, llega el momento de seleccionarlas, filtrarlas y organizarlas en base a las prioridades identificadas o al orden en el que se deberían afrontar sus diferentes partes. En esta fase es cuando suelen generarse sub-proyectos, pequeños resultados intermedios que nos acercarían al resultado final.

Ejemplo: continuando con el caso del almacén, en caso de que esa sea nuestra apuesta después de generar múltiples ideas, un sub-proyecto podría ser “Preparada una propuesta de implantación de la técnica de las 5S para presentar a dirección”.

5. Identificar las próximas acciones

El siguiente eslabón sería identificar la próxima o próximas acciones a realizar. Este paso, la identificación de la próxima acción, es otro punto clave en materia de productividad y organización personal. Porque, como reza la célebre cita atribuida a Lao Tse: “Todo viaje de miles de kilómetros comienza con un sencillo primer paso”.

Ejemplo: volviendo al almacén, la preparación de esa propuesta para dirección podría implicar acciones como, por ejemplo, “adquirir un libro sobre las 5S” o “pedir presupuesto a una empresa especializada en técnicas de orden y limpieza”.   

En resumen

Lo más práctico de este modo de planificar es que no fuerza nuestros hábitos, sino que se limita a emular la secuencia natural que la mente de por sí tiende a seguir cuando aborda un proceso de planificación (se desea hacer algo, se imaginan los resultados, se generan ideas sobre cómo conseguirlo, se organizan éstas y, en base a lo decidido, se da un primer paso). Este seguimiento de la pauta mental cotidiana es precisamente lo que hace que planificación natural de proyectos resulte tan ágil y, al mismo tiempo, que aporte una gran mejora organizativa con un esfuerzo limitado.

 

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