Planificación natural de proxectos

Acotío afrontamos proxectos cuxa complexidade, co obxecto de maximizar as posibilidades de levalo a cabo con éxito e sen dilapidar tempo e recursos, fai recomendable efectuar unha planificación previa. Porén, as metodoloxías e ferramentas que adoitan empregarse a este efecto tenden a estar orientadas cara á xestión profesional de proxectos, o que implica un nivel de fondura que para determinados asuntos resulta pouco operativa. Por sorte, existe unha alternativa sinxela e de grande eficacia: a planificación natural de proxectos.

Que é a chamada “planificación natural de proxectos”

A planificación natural de proxectos é un modelo de planificación proposto por David Allen, o creador do método GTD de organización e produtividade persoal. O seu nome, planificación natural, deriva do feito de que está estruturado en base aos 5 pasos que a nosa mente tende a seguir de xeito espontáneo cando afronta un proceso de planificación. Velaquí que resulte tan sinxela de aplicar e, ao mesmo tempo, tan práctica.

De xeito esquemático, os pasos son os seguintes (inclúese entre parénteses a pregunta á que se pretende responder con cada un deles):

1. Definir propósitos e principios (o porqué da actividade)
2. Visualizar os resultados (que se espera obter?)
3. Xerar unha tormenta de ideas (como cabe conseguilo?)
4. Organizar as ideas (que compoñentes, secuencias e prioridades cabe extraer dese conxunto de ideas?)
5. Identificar as próximas accións (que primeiros pasos cómpre dar para pór en marcha o proxecto?)

A continuación procésese a detallar cada un deses puntos.

1. Definir propósitos e principios

O propósito constitúe o desencadeante da actividade; é dicir, o porqué da súa realización. Este impulso pode xurdir por múltiples motivos pero, chegado un intre, decídese que cómpre acadar algo (ordenar un almacén caótico, organizar unha viaxe coa familia, facer deporte con regularidade…) e comézase co proceso de planificación.

Exemplo: centrándonos no caso do almacén, o porqué do proxecto podería ser o feito de que, malia ordenarmos este cada dous por tres, outra vez se volve a desordenar, provocando perdas de tempo, dificultade para atopar isto ou estoutro, desaparición de obxectos ou ferramentas necesarias para o traballo, etc.

No que atinxe aos principios, son os criterios de decisión que todos temos, se non definidos por escrito, si cando menos vagando pola nosa mente. Os principios definen, en certo sentido, os límites do que se considera ou non admisible. En base a estes, tómanse decisións dun ou doutro cariz (no caso da viaxe, facer turismo de sol e praia, preferencia polas viaxes culturais, disposición a pedir un crédito ou limitar o gasto aos recursos dispoñibles sen recorrer a estes, etc.).

2. Visualizar os resultados

Consiste en visualizar que se espera obter, sendo aconsellable -a fin de orientar os nosos pasos cara aí e, ao tempo, obter pulo e motivación- a concepción clara do que para un constituíra un éxito rotundo. Velaí un factor clave en efectividade: orientarse cara á obtención duns resultados concretos e específicos.

Exemplo: seguindo co caso do almacén, a visión dun éxito rotundo podería pasar por conseguir desta vez que a orde establecida se manteña, que sexa definitiva (Nota: ese anhelo de perdurabilidade, por exemplo,  suxírenos a pertinencia de darlle ao tema un enfoque diferente ao que se viu facendo até o de agora. Velaí a importancia de visualizar o resultado óptimo: axuda a orientar os pasos a dar).

3. Xerar unha tormenta de ideas

Aclarado o anterior, chega intre de preguntarse como acadar o proposto. Para isto cómpre anotar todas as alternativas, posibilidades e ideas que se nos ocorren ao respecto. Este proceso de xeración e recompilación de ideas resulta de grande axuda para, a posteriori, escoller as mellores opcións, ou a mellor combinación entre estas, e non optar polo primeiro que se nos ocorra.

Exemplo: seguindo co caso do almacén, ideas ao respecto a como conseguir unha orde permanente poderían ser aplicar unha metodoloxía específica de organización de espazos, como a técnica das 5S, formarse nesta mediante libros, cursos on-line, contratar un especialista en xestión de almacéns que asesore ao persoal da empresa, etc.

4. Organizar as ideas

Unha vez se rematou coa tormenta de ideas, chega o momento de seleccionalas, filtralas e organizalas en base ás prioridades identificadas ou á orde na que deberían acontecer as súas diferentes partes. Nesta fase é cando poden xerarse sub-proxectos, pequenos resultados intermedios que nos achegarían ao resultado final.

Exemplo: continuando co caso do almacén, en caso de que esa sexa a nosa aposta logo de xerar múltiples ideas, un sub-proxecto podería ser “Preparada unha proposta de implantación da técnica das 5S para presentar a dirección”.

5. Identificar as próximas accións

O seguinte elo sería identificar a próxima ou próximas accións a realizar. Este paso, a identificación da próxima acción, é outro punto clave en materia de produtividade e organización persoal. Porque, como reza a célebre cita atribuída a Lao Tse: “Toda viaxe de miles de quilómetros comeza cun simple primeiro paso”.

Exemplo: volvendo sobre o almacén, a preparación desa proposta podería implicar accións como, por exemplo, “mercar un libro sobre as 5S” ou “pedir presuposto a unha empresa especializada en técnicas de orden e limpeza”.  

En resumo

O máis práctico deste xeito de planificar é que non forza os nosos hábitos, senón que se limita a emular a secuencia natural que a mente de seu tende a seguir cando aborda un proceso de planificación (deséxase facer algo, imaxínanse os resultados, xéranse ideas sobre como acadalo, organízanse estas e, en base ao decidido, dáse un primeiro paso). Este seguimento da pauta mental cotián é precisamente o que fai que planificación natural de proxectos resulte tan áxil e que achegue unha gran mellora organizativa cun esforzo moi limitado.