GTD BÁSICO. Os tres tipos de traballo

O método GTD contempla a existencia de tres tipos de traballo a realizar. Son os seguintes:

• Traballo predefinido.
• Traballo a medida que xurde.
• Definición do traballo.

Estas tres tipoloxías non son excluíntes, adoitan coexistir, pero si resulta relevante ter presente a importancia relativa que posúen. A continuación, detállanse as características de cada un destes tipos.

Traballo predefinido

Trátase daquel que se aborda acudindo ao conxunto de listaxes, en especial, esa listaxe de próximas accións que se corresponde ao contexto aplicable nese momento, onde se escollería e executaría unha das tarefas incluídas (a escolla faríase en base aos criterios dos que xa falamos noutra ocasión: tempo dispoñible, enerxía dispoñible e prioridade).

Un xeito de avaliar se se está a realizar axeitadamente o paso “procesar/aclarar” é que, chegados a este punto, non se debería ter que deliberar, senón só executar a tarefa anotada. Esa é unha das claves do uso axeitado do método GTD: separar o proceso de pensar e decidir, que se fai cando se procesa/aclara, e o de executar, que se acomete no último paso: “facer”. Se chegado a este punto aínda se ten que decidir ou sopesar a pertinencia da actividade, é porque antes non se aclarou a cuestión o suficiente. Convén telo presente para mellorar nese aspecto e extraerlle a GTD todo o seu potencial.

Traballo a medida que xorde

Trátase desas actividades que hai que abordar de inmediato, en canto aparecen. Adoitan ser froito de emerxencias ou porque así nos é requirido por alguén (un cliente que solicita algo para xa, a indicación dun/dunha xefe/a, a petición dun compañeiro/a, etc. ). GTD suxire que este tipo de traballo se debe reducir todo o que se poida; o máis efectivo sempre é capturar o tema, para despois aclaralo e organizalo, un xeito de proceder que permite optimizar recursos e pór ese tema en perspectiva (que sexa o último en xurdir non significa que sexa o máis relevante de todo o que hai pendente de abordar). Con todo, como afirmaba Bauman, vivimos tempos líquidos, o que fai que a impredicibilidade sexa unha compañeira cotián. Facer algún traballo a medida que xorde tende a ser inevitable, o que non impide que siga sendo aconsellable, como xa se dixo, que este se reduza e que só se actúe dese xeito cando se estea ante unha urxencia merecedora de tal consideración.

Definición do traballo

Consiste en aplicar a secuencia de pasos na que se basea a consecución do control en GTD, isto é, a “recompilación/captura” de novos elementos, que despois serán “procesados/aclarados” e “organizados”, e as súas derivadas lanzadas á listaxe correspondente (próximas accións, proxectos, axenda, etc.). Este é o proceso que permite organizar axeitadamente o traballo por efectuar e abordalo da maneira máis efectiva, así que será un xeito de proceder clave en produtividade persoal.

O teórico Peter Drucker adoitaba dicir que, se algo caracteriza ao traballo do coñecemento, é precisamente que a tarefa a realizar non está definida de antemán, senón que definila (procesar información e concluír qué se debe facer) é parte intrínseca do propio traballo. Isto é precisamente o que facemos cando actuamos desta maneira.

En resumo

En GTD contémplase a existencia de tres tipos de traballo: o predefinido, o que se aborda a medida que xorde e a propia definición do traballo pendente. Estas tres tipoloxías adoitan coexistir, pero isto non é óbice para que non pague a pena destacar o seguinte: o traballo feito a medida que xorde, se ben adoita ser inevitable, debe tratar de reducirse; a definición de traballo, da súa banda, é o que mantén vivo o noso sistema GTD; e, por último, a consecución dunha boa produtividade persoal tende a caracterizarse por unha alta porcentaxe de tempo dedicada á realización de traballo predefinido.