Las “5S”. La metodología japonesa para conseguir espacios permanentemente ordenados

La llamada técnica de las 5S es una metodología japonesa que tiene por objeto conseguir espacios ordenados y limpios de manera permanente. La palabra clave de esta definición radica en la palabra “permanente”, pues, cuando se aplica esta metodología, no se pretende simplemente ordenar un área caótica, sino que se busca que el orden creado se mantenga a lo largo del tiempo hasta constituirse en la situación cotidiana. Todos participamos alguna vez en uno de esos zafarranchos de limpieza que de vez en cuando se decretan, ya sea en el puesto de trabajo o para poner en condiciones nuestro propio garaje. Sin embargo, también sabemos que lo que suele tardarse poco en volver a situación de partida. Para conseguir que el orden se sostenga, por lo tanto, necesitamos actuar de un modo diferente. Porque, como dijo Einstein: “Si quieres resultados distintos, no hagas siempre lo mismo”. Aquí es donde las 5S pueden hacer que las cosas cambien de cariz.

La técnica de las 5S

El nombre de la técnica, 5S, se debe la que se aplica mediante cinco pasos, cada uno de los cuales se nombra en japonés con una palabra que comienza por la letra “S”. A continuación se procederá a enumerar éstos, acompañados entre paréntesis de su traducción literal, así como otra  que, además de más descriptiva, nos permite mantener la S como letra inicial.

Son los siguientes:

1º paso: SEIRI (Clasificar). Separar innecesarios.

2º paso: SEITON (Ordenar). Situar necesarios.

3º paso: SEISO (Limpiar). Suprimir suciedad.

4º paso: SEIKETSU (Estandarizar). Señalizar anomalías.

5º paso: SHITSUKE (Disciplinar). Seguir mejorando.

Antes de continuar, conviene señalar que estos cinco pasos no se aplican de modo simultáneo, sino sucesivamente. Es decir, primero se aplica la primera S (separar innecesarios), y solo cuando esta fase se finalizó, se pasaría a la segunda (situar necesarios), y así hasta completar los cinco eslabones.

Hecha esta aclaración, veamos en qué consisten los cinco pasos de la técnica.

1º paso: SEIRI (Clasificar). Separar innecesarios

La primera actuación consistirá en revisar todo el área que queremos ordenar, para retirar de la misma aquellos elementos que ya no son necesarios, o cuya utilidad es al menos dudosa. En los lugares de trabajo, así como otro tipo de espacios (garajes, trasteros, discos duros de ordenadores…), tienden a acumularse todo tipo de elementos (herramientas, archivos, documentos, aparatos fuera de uso…) de escasa o nula utilidad, que se conservan por costumbre, no por un motivo lógico. En esta fase será cuando se eliminarán del área los innecesarios que se fuesen acumulando. Una buena consigna para esta fase es: “Si no sabes se lo necesitas, no lo necesitas”.

2º paso: SEITON (Ordenar). Situar necesarios

Una vez nos deshicimos de todos los elementos innecesarios, toca poner orden en los necesarios. Obsérvese el sentido de esta secuencia y el error en el que se suele incurrir cuando no se actúa siguiendo esta pauta: ¿qué se consigue cuando nos lanzamos a ordenar antes de eliminar los innecesarios? Pues que se ponen en orden cosas que se deberían descartar. Un estupendo modo de perder el tiempo.

Para conseguir un orden permanente, conviene aplicar la consigna: “Un sitio para cada cosa, y cada cosa en su sitio”. Es decir, que solo podemos aspirar a que el orden se mantenga cuando está definido cuál es el lugar de cada uno de los elementos que se decidieron conservar. Sin establecer tales emplazamientos, será imposible determinar si algo está o no donde debe. Solo cuando se elimine esa ambigüedad se podrá actuar de modo consecuente y crear un orden sólido y perdurable.

En función del tipo de espacio del que estemos hablando, puede ser recomendable etiquetar o señalizar las localizaciones. En un taller o en un almacén, por ejemplo, siempre resultará recomendable rotular las ubicaciones en los diferentes estantes para que quede claramente indicado qué va en cada punto.

Finalizaremos esta fase cuando se disponga de un lugar claramente establecido para cada elemento necesario (en la medida del posible, indicado con algún indicador visual) y con los elementos situados en el espacio asignado.

3º paso: SEISO (Limpieza). Suprimir suciedad

Antes de continuar conviene señalar que, una vez se eliminaron los innecesarios y se situó cada necesario en un lugar específico, ya se dispone de un espacio que resulta mucho más fácil mantener limpio (el desorden y la acumulación compulsiva de objetos sin criterio, por el contrario, tienden a hacerlo imposible). Con todo, en esta fase se procederá la mayores a la eliminación de los focos de suciedad. La consigna a aplicar en esa fase es: “No es más limpio quien más limpia, sino quien menos ensucia”.

En ese paso será cuando se procederá a actuar sobre los focos de suciedad que pueda haber en el espacio, así como a desarrollar métodos que permitan que se ensucien lo menos posible. En las zonas de fabricación, por ejemplo, se revisa el equipamiento y se eliminan los habituales puntos de goteo (tuberías, mangueras, conexiones…). Al mismo tiempo, también se intentan simplificar las tareas de limpieza, por ejemplo, las mesas con tendencia a ensuciarse debido al uso que se les da (artistas gráficos que usan tintas y pinturas, mesas de barnizado, mesas de despiece mecánico con tendencia a engrasarse…) pueden forrarse de papel; retirar éste periódicamente y sustituirlo por otro limpio tiende a ser mucho más ágil, económico y ecológico (esto último sobre todo si se usa papel reciclado) que emplear abrasivos químicos para limpiar o desengrasar la mesa.

Finalizaremos esta fase cuando del espacio de trabajo se haya eliminado, no solo la suciedad, sino también los focos de ésta, así como después de aplicar medidas de simplificación de la limpieza.

4º paso: SEIKETSU (Estandarizar). Señalizar anomalías

El objetivo de este paso es conseguir que, de una manera muy fácil y visual, se pueda reconocer si el espacio de trabajo está en una situación de normalidad o de anomalía. Si por ejemplo en la segunda S se han dispuesto las herramientas en tableros para mantenerlas ordenadas, ahora se podrían marcar las siluetas de las mismas sobre dichos tableros; esas marcas permitirían detectar de inmediato cuando alguna no está donde le corresponde (es decir, cuando hay una anomalía pendiente de solucionar). En archivos de pared se pueden emplear códigos de colores (ejemplo: carpetas rojas para clientes, verdes para proveedores, etc.), lo que facilitaría la detección de carpetas fuera de su lugar y facilitaría su colocación ordenada.

La señalización de anomalías implica, pues, seguir con esa filosofía, facilitando que en el espacio sea fácil detectar cuándo algo no está como es debido. En los centros de producción, por ejemplo, también se incorporan etiquetas que indican, al lado del termómetro de los equipos que deben trabajar la determinadas temperaturas, el rango de éstas que resulta admisible (para así detectar de modo rápido cuando la fluctuación se desvió de lo deseado). También se suelen colocar etiquetas rojas de aviso en aquellos puntos en los que se detecta una irregularidad pendiente de subsanar, por ejemplo, un cajón atascado e inutilizable por esa razón u otra de cualquier tipo.

Finalizaremos esta fase cuando se haya dotado el área de dispositivos que faciliten la detección de situaciones anómalas.

5º paso: SHISUKE (Disciplina). Seguir mejorando

Lo que hace compleja la consecución de un orden permanente es que implica jugar en contra de las propias leyes de la física, que señalan que el desorden (a entropía) tiende siempre a crecer. Es por eso que, una vez conseguido el estado deseable, no cabe desentenderse del mismo, pues eso conducirá inevitablemente de nuevo al desorden… excepto si se dedica energía a mantenerlo y mejorarlo. Por eso conviene hacerlo desde el primero día.

Para que lo conseguido hasta este punto se sostenga, la herramienta a la que se recurre en espacios de trabajo complejos (almacenes, fábricas…) es la llamada “auditoría 5S”, que suele efectuarse con un check list con el que ir comprobando si existen o no puntos en los que se están incumpliendo los principios expuestos (esto es, si se detectan elementos innecesarios en el área, si hay objetos que no han definido el lugar en el que se deben guardar, si hay nuevos focos de suciedad, etc.). La clave de esta fase es asentar el cambio de hábitos que implica la aplicación de las 5S. Si las personas que emplean un espacio están acostumbradas a ser descuidadas respecto a donde dejan los distintos elementos después de haberlos utilizado, lo normal es que requiera un tiempo conseguir que se modifique ese hábito incorrecto. Por eso se debe monitorizar la evolución del espacio desde el primer día, para así corregir pequeñas desviaciones, hasta que la consolidación de los nuevos hábitos se asiente, lo que permite ir reduciendo la frecuencia de dichas supervisiones.

En resumen, la clave de esta última fase consiste en monitorizar periódicamente el estado y la evolución del espacio, para ir corrigiendo cualquier pequeña anomalía que se perciba y mejorar su estado de modo continuo. Este afán por la mejora continua es clave a la hora de conseguir que el orden y limpieza conseguida se convierta en norma.

Resumen

La técnica de las 5S es una metodología para la consecución de espacios siempre limpios y ordenados. Para eso, de modo secuencial, se debe hacer lo siguiente: retirar los innecesarios, establecer un lugar claro e inequívoco para cada uno de los elementos necesarios, suprimir los focos de suciedad y simplificar la limpieza, dotar el espacio de dispositivos que hagan que las anomalías sean fácilmente detectables y, finalmente, monitorizar la evolución del área para que el logrado se mantenga y se siga mejorando. De esta manera, y aunque al principio pueda requerir de una mayor implicación, se conseguirá que el estado de orden y limpieza resulte permanente. Es decir, justo el que era nuestro objetivo inicial.