GTD BÁSICO. Los componentes de los diferentes niveles de perspectiva

Como se dijo en otras ocasiones, la perspectiva es la variable vertical de la matriz de la autogestión. En este ámbito, en la dicotomía control-perspectiva, la propuesta del método GTD consiste en que se comience primero por adquirir el control, un modo de proceder que se conoce como enfoque de abajo a arriba. Esta priorización se debe a que una de las consecuencias de una cotidianía caótica es que, como vamos “a salto de mata”, reaccionado ante la última novedad, la desorganización nos impide ver más allá de lo inmediato. De ahí que se apueste por, antes de nada, adquirir control sobre el flujo diario de trabajo con los cinco hábitos de los que ya se habló:

  • Recopilar / Capturar
  • Procesar / Aclarar
  • Organizar
  • Revisar / Reflexionar
  • Hacer

Una vez se obtuvo el este, llega el momento de ganar en perspectiva, que en GTD se estructura en niveles u horizontes de enfoque.

Los dos primeros niveles de perspectiva: acciones y proyectos actuales

Los dos primeros niveles de perspectiva están compuestos por las acciones y los proyectos actuales. Las acciones están fundamentalmente recogidas en el listado próximas acciones, aunque, si implican una fecha concreta de realización o se trata de acciones delegadas, estarán en la agenda/calendario y en la lista esperando respectivamente. Los proyectos comprometidos actuales, por su parte, se recogen en el listado de proyectos. La revisión de este conjunto nos daría una perspectiva a corto plazo, la visión de lo que en la actualidad nos hemos comprometido a afrontar y resolver en los próximos días o, como mucho, semanas.

Las áreas de enfoque

Las áreas de enfoque, o áreas de interés y responsabilidad, están compuestas por el conjunto de áreas temáticas que se disputan nuestra atención y respeto a las cuales queremos mantener un cierto nivel de resultados. Éstas pueden estar vinculas a nuestro trabajo, a nuestras responsabilidades o a nuestros intereses. Áreas de enfoque pueden ser, por ejemplo: de tipo profesional, el departamento (caso de estar a cargo del mismo); de tipo personal, la salud; o, por cuestión de interés o afición, la fotografía.

La razón por la que se recopilan estas áreas es que así resultará más fácil conseguir equilibrio entre las mismas. Típicas formas de falta de equilibrio suceden cuando, para atender el trabajo, se descuida la salud o la familia o se dejan de practicar aficiones que uno considera irrenunciables. Equilibrio, por cierto, no implica aquí que se les dedique a todas las áreas el mismo tiempo ni un nivel de esfuerzo similar (eso dependerá de la preferencia de cada cual o de las necesidades que implique el área en cuestión); la clave del equilibrio está en sentir que todas las áreas de enfoque están atendidas a un nivel que se considera satisfactorio.

No hay una periodicidad predefinida para la revisión de las áreas de enfoque. Con todo, puede que valga la pena hacerle una revisión mensual, para así valorar si todas se están atendiendo como es debido o si conviene hacer algún ajuste en la dedicación prestada.

Los objetivos (1-2 años vista)

En GTD se considera como objetivos a los resultados cuya consecución va a requerir al menos un año, hasta un máximo de dos. Es decir, que se trata de objetivos a 1-2 años vista. Su correcta definición requiere que se enuncien de modo claro, en base a los llamados criterios SMART, acrónimo anglosajón de los adjetivos: específico, medible, alcanzable, relevante y acotado en el tiempo.

En base a esos ítems, mejorar como fotógrafo no sería una manera correcta de enunciar un objetivo, puesto que no resulta fácilmente medible (no se señala cómo cuantificar esa mejora), alcanzable (no se señala el modo de poder decir, llegados a un determinado punto, “lo conseguí”), ni está acotado en el tiempo. Disponer, antes de finales de este año, de 50 fotografías de las que esté suficientemente orgulloso como para preparar mi primero book, por ejemplo, cumpliría mucho mejor esas condiciones.

Obsérvese que existe una relación clara entre las áreas de enfoque y los objetivos: las primeras, después de todo, son esos campos temáticos alrededor de los cuales cabe fijar objetivos (en el caso anterior, el área sería “fotografía”). También es habitual la relación entre objetivos y proyectos, pues los primeros suelen conseguirse de modo progresivo, por lo general fragmentándolos en proyectos que se lanzan al listado correspondiente. Un proyecto vinculado al objetivo enunciado podría ser: Localizado un taller para asistir a clases profesionales de fotografía.

La visión (3-5 años vista)

En GTD la visión está compuesta por aquello que nos proponemos conseguir en un plazo que va de los tres a los cinco años. Además de por el plazo, la diferencia con respeto a los objetivos está en el grado de detalle que se requiere en su enunciación. En este caso, se admite un lenguaje menos concreto o detallado. Siguiendo con el caso de la afición a la fotografía, un componente de la visión podría ser, por ejemplo, exponer en galerías de arte mis fotografías. Los elementos de la visión tienen la utilidad de ser focos inspiradores de objetivos que nos acercarán progresivamente a su consecución. Es decir, si uno en 5 años quiere estar exponiendo sus fotografías, qué objetivos debe ir fijándose a 1 o 2 años vista para acercarse gradualmente a esa meta.

Propósito, o vida

Se trata del último nivel de perspectiva, aquel que engloba la vida en su conjunto. Su objeto es definir qué es importante para uno y cuáles son los valores a los que quiere serle fiel o, dicho de otro modo, se trata de definir qué es aquello que llena para ti la vida de sentido y cómo te gustaría vivirla. Su utilidad es de disponer una visión de conjunto para que los objetivos, la visión, los proyectos y las acciones que se emprendan sean coherentes con esos anhelos y se disponga de ánimo y motivación para afrontarlas. Si para ti es clave desarrollar al máximo tus capacidades artísticas a través de la fotografía, enunciarlo claramente y recordarlo de manera regular contribuirá a que te organices a todos los niveles de un modo coherente con tal propósito.

Revisión de los niveles de perspectiva y el hacer diario

No existen periodicidades predefinidas para revisar el propósito, la visión o los objetivos. Esta cadencia debe asumirla el usuario en función de sus necesidades y percepciones, teniendo presente que el propósito nos dota de un guión general que recoge nuestros principales anhelos y, cuya lectura, debería resultar inspiradora. La visión, por su parte, nos aporta una hoja de ruta a 3-5 años vista que se empleará, fundamentalmente, para concebir objetivos concretos a realizar en 1 año, 2 como máximo. Los objetivos, por último, nos inspiran pequeños resultados, que suelen concebirse como proyectos a añadir en el listado correspondiente, y estos últimos, su vez, siguientes acciones a afrontar en el día a día. De este modo se consigue que el hacer diario esté alineado con los niveles superiores de perspectiva.

Recordemos por último que la productividad personal y la efectividad no consiste en hacer mucho a lo loco, sino de hacer lo importante, un hacer lleno de sentido. He aquí la propuesta del método GTD para conseguirlo.

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