GTD BÁSICO. A idea de “contexto” e a súa importancia en organización

A idea de contexto resulta de suma importancia en GTD, posto que constitúe un factor fundamental á hora organizar a listaxe próximas accións. Lembremos que nesta se anotan aquelas accións respecto ás cales existe o compromiso de facelas en canto resulte posible. Porén, a axeitada organización desa lista require que, cando esta é consultada, só aparezan aquelas accións que é factible completar, ou que cando menos se poida facer con axilidade un filtrado nese sentido. Na oficina non resulta demasiado áxil, por exemplo, que aparezan actividades como “podar as árbores do xardín”, “comprobar a presión dos pneumáticos do coche” ou “devolverlle ao meu curmán Daniel a súa bicicleta de montaña”, posto que, nese intre, ningunha desas actividades é realizable. Aquí é onde a idea de contexto resulta un elemento organizador chave.

Os contextos en GTD

Un contexto no marco do método GTD pode ser un lugar no que hai que estar, unha ferramenta que debemos ter a man ou unha persoa que debe estar presente para completar unha acción determinada. É dicir, os contextos fan referencia a circunstancias que limitan ou condicionan o que se pode ou non facer. Esta limitación pode deberse a que é preciso estar nun determinado emprazamento (na oficina ou na casa, por exemplo), dispor dunha determinada ferramenta (o ordenador, por poñer un caso habitual), ou ter presente unha persoa ou persoas concretas (para aquelas actividades que, por exemplo, requiren da participación doutr@s). Desta maneira, convén subliñar que non é a ferramenta, a persoa ou o emprazamento o que determina o contexto, senón que é a súa capacidade para se constituír nun factor que limita qué se pode ou non facer. Por exemplo, o envío dun correo electrónico de natureza profesional só se debería asociar ao contexto “Oficina” no caso de que só se poida enviar dende ese espazo; se se emprega un ordenador portátil que se adoita levar e traer, será a disposición deste equipo o que constituirá un contexto (“Ordenador”), posto que o e-mail poderá remitirse dende calquera punto (a oficina, a casa, un cibercafé, unha biblioteca…). Outro tanto acontece cos contextos vinculados a persoas. Se se precisa facer algo que implica a participación da/do xefa/xefe de departamento, e este/esta adoita estar na oficina, ese (“Oficina”) será un contexto axeitado para esa próxima acción. Non obstante, se o/a xefe/xefa non sempre está na oficina -traballa en varias delegacións e só visita a nosa determinados días-, debería crearse un contexto “Xefe/a de departamento” no que agrupar aquilo que só se poderá acometer os días que esta/esta estea presente. A chave, como se pode ver, está sempre no concepto factor limitador.

Erros comúns na organización por contexto

Para organizar axeitadamente por contexto cómpre eludir algúns erros habituais que desvirtúan a súa utilidade. Un dos máis comúns é asimilar “contexto” a “emprazamento”, que, como xa se dixo, só aplicaría para o agrupamento daquelas accións que esixen estar presente nun lugar concreto. Outro erro común consiste en utilizar como contextos o que son, en realidade, criterios para clasificar as próximas accións (xa noutra entrada se falou de que ordenar e organizar non son sinónimos); por exemplo, cando un estudante clasifica as súas próximas accións por materia lectiva, ou un avogado fai outro tanto por cliente. Neses casos, de seguirse ese criterio, estaríanse clasificando as accións, pero non organizándoas por contexto, que é o que nos propón GTD. No marco deste método, un determinado cliente podería constituír un contexto para o avogado de existiren accións que só se poden abordar con esa persoa presente ou, no caso de ser unha empresa, estando na súa sé; no que atinxe ao estudante, un contexto podería ser a “Biblioteca” do centro, se existen actividades que só se poden facerse nesta, pero non unha materia en concreto. Convén ter presentes estas distincións, entendendo que a clave é que a listaxe “próximas accións” se poida consultar sen que aparezan nela actividades que non se poden realizar no momento da consulta.

Organizando os nosos contextos

O proceder máis recomendable para comezar a organizar por contexto consiste en empezar usando un reducido conxunto xeral (“Casa”, “Oficina”, “Ordenador”, “Obradoiro”…) e ir detallando máis a medida que vaia xurdindo a necesidade. Isto acontecerá, por exemplo, cando se comprobe que, malia estar no contexto axeitado, non se poden acometer algunhas accións recollidas na listaxe correspondente, o que indicaría que se deben crear algúns contextos máis.

Para dispor dun ha listaxe próximas accións que só recolla actividades que se poidan completar, pódese proceder de diferentes xeitos. De se optar por empregar o método GTD en formato papel, o máis áxil adoita ser dispor de varias páxinas para “próximas accións”, unha para cada contexto que se identificase. No caso de empregarse ferramentas informáticas, existen cando menos dúas posibilidades: crear unha listaxe de “próximas accións” para cada un dos contextos, ou empregar unha soa listaxe, pero etiquetar as accións por contextos, o que permitiría a posteriori filtrar o seu contido e ver só aquelas actividades que se pode completar.

Por último cabe lembrar que, dentro da secuencia que propón o GTD para a adquisición do control, é no paso “organizar” cando se deben enviar ou asignar os contextos ás diferentes próximas accións.

En resumo

A idea de contexto en GTD alude aos factores ou circunstancias que limitan o que se pode ou non facer nun intre determinado, que adoitan ser persoas, ferramentas ou lugares. Separar ou etiquetar as “próximas accións” por contexto permite visualizar só aquelas actividades que é factible acometer nese momento. Isto fai que a consulta desta resulte moito máis áxil e operativa, e velaí a súa relevancia para a produtividade persoal e a efectividade.