GTD BÁSICO. Os hábitos de “procesar/aclarar” e de “organizar”

Unha vez se está empregando a bandexa de entrada para o hábito de recompilar/capturar, convén pasar ao seu procesado, un segundo hábito que consiste en determinar que significa ou implica ese elemento para ti (é dicir, o hábito de procesar/aclarar) e, en función diso, pasalo á listaxe que corresponda (terceiro hábito: organizar). Aínda que se trata de dous hábitos diferentes, procesar/aclarar e organizar nunca se fan por separado, posto que a resultante do primeiro paso sempre é deixar organizado o elemento aclarado. Esa é a razón pola que convén explicar ambos os dous pasos de forma conxunta.

O conxunto de listaxes proposto por GTD

Primeiro lembraremos moi brevemente as diferentes listaxes que se empregan en GTD, cuxas funcións xa foi citada con máis detalle noutro artigo:

• Bandexa de entrada. É onde recompilamos/capturamos.

• Próximas accións. Esta é a listaxe de traballo: é dicir, na que se anotan as tarefas que nos comprometemos a resolver en canto nos sexa posible. As accións deben redactarse empregando verbos en infinitivo: escribir, enviar, redactar, telefonar, etc.
  

• Listaxe de proxectos. Trátase da listaxe na que se anota aquilo que queremos realizar e que implica máis dunha acción física visible. Os proxectos noméanse empregando verbos en xerundio, como se o que o se quere acadar xa fose un feito. Se se nos avaría o coche: “Dispoñendo do coche en perfecto estado”.
  

• Esperando por. Trátase da listaxe na que se anota todo aquilo que se delega ou se lle encarga a alguén ou a algunha entidade externa. É dicir, nesta listaxe recóllese aquilo ao que lle queremos facer “seguimento”. Enviar un tema a este contedor coñécese como “delegar”.
  

• Algún día – Quizais. É onde anotamos todo aquilo respecto ao cal poida que queiramos facer algo, pero que non imos tomar unha decisión firme agora. Polo xeral, aquí anótanse “posibilidades”. Enviar un tema a este contedor coñécese como “incubar”.
  

• Axenda/Calendario. Como o seu nome indica, trátase unha axenda ou calendario común, que en GTD se emprega única e exclusivamente para anotar aquelas actividades que hai que facer un día concreto a unha hora determinada.
  

• Referencias. Trátase do receptáculo para todo aquilo que queremos conservar por tempo indefinido pero que non implica ningún tipo de acción, só se trata de material de consulta que se desexa conservar.

• Material de apoio. Ídem anterior, pero de utilidade temporal e vinculado, polo xeral, a un proxecto concreto.

Procesando/aclarando elementos dunha bandexa de entrada

Presupoñamos agora que na bandexa de entrada temos recompilados/capturados os seguintes elementos:

a) Libro visto no escaparate dunha libraría e cuxa lectura nos pareceu de interese.

b) Artigo que nos gustou e queremos conservar.

c) Decatámonos de que precisamos levar o coche a pasar a ITV.

Procedamos agora a aclarar e organizar cada un dos elementos:

a) Libro visto no escaparate dunha libraría e cuxa lectura nos pareceu de interese.

Diferentes posibilidades:

• Se a decisión de lelo é firme e para canto antes, debería incluírse en Próximas accións: “Adquirir o libro x”.
• Se a decisión de lelo é firme, pero conseguilo, pola razón que for, implica máis dunha acción física visible, entón deberíase incorporar o tema á Listaxe de proxectos, baixo a denominación “Libro X conseguido”. A continuación, deberíanse segmentar as que serían as accións que implicaría, que pasariamos á listaxe Próximas accións a medida que se resolva acometelas en canto sexa posible. Redactaríanse, por exemplo, da seguinte maneira: “Chamar a María para preguntarlle a María se ten o libro X”. Se resulta que si o ten e se combina con ela para o vindeiro martes ás 20:00 horas para que cho ceda en tal lugar, entón deberíase anotar esa cita na Axenda.
• Se non se quere decidir aínda ao respecto, pero si gardar o tema para ponderalo máis adiante, habería que pasar ese elemento á nosa incubadora. É dicir, á listaxe Algún día-Quizais.

b) Artigo que nos gustou é que queremos conservar

Trátase dun elemento típico para a a listaxe Referencias, posto que só se conserva para futuras posibles consultas. Porén, en ocasións un artigo pode derivar tamén en accións, cando por exemplo, cómpre ademais recomendalo. Entón pasaría a Próximas accións do seguinte xeito: “Compartir con Manuel por correo electrónico o artigo X”.

c) Decatámonos de que precisamos levar o coche a pasar a ITV

Este tema semella un candidato ideal a se converter nun proxecto, posto que non parece posible resolvelo cunha única acción física. Deste xeito, pasaría a Listaxe de proxectos baixo a denominación “Coche coa ITV ao día”. En Próximas accións cabería incluír “Localizar o centro de revisións máis achegado” e “Chamar e pedir cita para facer a ITV”. Unha vez se teña a mesma, o lóxico é anotar a mesma na Axenda (implica data e hora precisa).

Porén, este tipo de asuntos as veces organízanse doutra maneira. Imaxinemos, por exemplo, que delegamos en alguén esta actividade (un amigo, o noso mecánico habitual –algúns talleres ofrecen ese servizo-, ou a nosa parella ofrécese a facelo). Nese caso, habería que anotalo en Esperando por, posto que só se trataría de facerlle seguimento á actividade, para verificar que se efectuou segundo o acordado.

Para finalizar

Como acontece con calquera outro hábito, ao comezo procesar/aclarar implica certo tempo, pero este redúcese progresivamente até volverse un paso moi rápido, a medida que se gaña en práctica. Axuda a este proceso que se acaten un conxunto de regras sinxelas propostas para o paso, entre as que destaca a chamada regra dos 2 minutos, que nos suxire que, se resolver algún elemento da bandexa de entrada nos leva menos dese tempo, mellor despachalo no acto en non molestarse en organizalo.

Espero que o exposto contribúa a visualizar como proceder neste dúo de pasos do método GTD. En calquera caso, en vindeiras entradas amosaranse máis exemplos do hábitos procesar/aclarar e organizar.