GTD BÁSICO. O arquivo de seguimento

O arquivo de seguimento é a ferramenta organizativa que propón o método GTD para organizar o que David Allen denomina inicios diferidos axendados: isto é, accións futuras, accións que se queren acometer, pero que non se poden abordar de inmediato por algunha razón.

Algúns exemplos típicos deste tipo de accións futuras son, por exemplo, a formalización dunha matrícula universitaria –ou doutro tipo– suxeita a un determinado prazo (é habitual que se dispoña de unha ou dúas semanas, pero sempre a partir dun día de apertura), o pago dalgúns impostos (o da renda sería un caso típico) ou a compra de entradas para un concerto que non saen á venda até determinada data.

Todas estas accións futuras comparten dúas características:

• Non se deben anotar na listaxe próximas accións porque aínda non son realizables (nesa lista nunca debe haber anotacións que non sexan xa executables).

• Non están suxeitas a un día e unha hora concreta de realización, polo que tampouco sería correcto anotalas na axenda/calendario (que as entradas non saían á venda até certo día non implica que se teñan que mercar obrigatoriamente nesa primeira xeira).

O método GTD desaconsella empregar a axenda/calendario para anotar accións futuras (implicaría a introdución na mesma de barullo: información que dá pe a confusión, posto que non son citas obrigatorias con día e hora), ofrecendo unha alternativa. A creación do chamado arquivo de seguimento.

Debido a que GTD é anterior ao amplo desenvolvemento das TIC e boa parte dos software de organización de tarefas, o método proposto faise “moi artesanal”. Con obxecto de respectar integramente a metodoloxía, expoñerase a en que consistía este, aínda que se explicarán a continuación algunhas alternativas máis doadas de implantar.

Os 43 cartafoles

Os 43 cartafoles era como adoitaba coñecerse a ferramenta que se propuña no método orixinal. Consistía esta na creación dun arquivo-calendario (de consulta diaria) no que colocar recordatorios que lle lembrasen ao usuario as accións futuras cando comezasen a ser realizables.

O proceso para articular un arquivo de seguimento baseado nos 43 cartafoles é o seguinte:

• Preparación dos cartafoles:

O primeiro sería rotular 12 cartafoles (do tipo dos empregados para “pendurar”) co nome dos 12 meses do ano. Deste xeito, teremos un cartafol para xaneiro, outro para febreiro, etc.

Despois numéranse 31 cartafoles (que se poidan introducir no interior dos anteriores, os rotulados cos meses) do 1 ao 31: 1, 2, 3… até 31.

Feito isto, disporíase dos 43 cartafoles que se precisan.

• Configuración do sistema:

Imaxinemos que estamos a 18 de xaneiro. O que se faría a continuación é introducir no mes de xaneiro os cartafoles do 18 ao 31; do 1 ao 17 (días xa transcorridos do presente mes), pasaríanse a febreiro. Deste xeito, o sistema estaría listo para empregar.

• Emprego o sistema:

A utilización do mesmo consiste en introducir os recordatorios das accións futuras no sistema de cartafoles (se o 10 de febreiro se inicia a venda de entradas dun concerto ao que se quere asistir, ese é o cartafol no que habería que poñer o recordatorio correspondente). Como xa se dixo, para que resulte efectivo débese adquirir o hábito de consultar cada día o cartafol correspondente a esa xeira en cuestión, comprobando así se se gardou nel algún apuntamento; feito isto, de inmediato se pasa dito cartafol baleiro ao mes seguinte.

• Balance do sistema dos 43 cartafoles:

Este xeito de organizar o arquivo de seguimento resultaba útil nos tempos anteriores á dixitalización documental xeneralizada, cando aínda se cubrían moitos formularios en papel, pois, ademais de recordatorios, permitía gardar documentación que se ía precisar nun día en concreto (por exemplo, os formularios que cumpría cubrir para as matriculas, a renda, etc). Hogano, pola contra, esta utilizado decaeu moito, e existen alternativas máis efectivas para a xestión de recordatorios, que se expoñen a continuación.

Alternativas aos 43 cartafoles para dispoñer dun arquivo de seguimento

Na actualidade, debido á difusión das TIC, a dixitalización documental, as axendas dixitais, ás ferramentas de xestión de tarefas, etc., o sistema dos 43 cartafoles caeu practicamente en desuso, preferindo a meirande parte dos usuarios de GTD alternativas máis sinxelas para a creación do arquivo de seguimento.

Enuméranse a continuación algunha das opcións, en función do formato de axenda/calendario que se empregue:

Axenda de papel. Unha opción sería empregar un sistema de anotación dobre, diferenciando o que son anotacións de axenda stricto sensu, e o que son recordatorios de accións futuras. Por exemplo, as citas ou reunións (con hora e día) anótanse a bolígrafo na axenda. Os recordatorios do arquivo de seguimento, pola contra, anótanse nun post-it que se adhire á páxina do día correspondente. Este sistema ten a avantaxe de que, como o apuntamento da nota adhesiva non implica unha data exacta, tamén se pode descolar a nota e pasala a un día posterior. Con todo, o lóxico é que, unha vez nos atopamos o recordatorio, proceder a transferir o tema á listaxe próximas accións, posto que nese intre si será xa realizable.

 

Axenda dixital. Boa parte das axendas dixitais dispoñen da posibilidade de incluír recordatorios no seu calendario sen utilizar o espazo para as citas con hora concreta. Google Calendar, por exemplo, ofrece esta posibilidade do seguinte xeito: se se crea un evento e se marca para o mesmo a opción “todo o día”, aparecerá (ver imaxe) un recordatorio para todo ese día, fóra do espazo asignado para as citas/reunións con hora en concreto. Amais diso, como se poden indicar intervalos de datas, resulta un bo xeito de indicar prazos de matrícula, de pago de impostos, duración de ciclos de cine ou de conferencias de interese, etc.

 

En resumo

O arquivo de seguimento é a ferramenta que propón GTD para a organización de accións futuras, isto é, accións que se queren realizar, pero que non se poden materializar aínda por algunha razón (polo xeral, adoita ser porque están suxeitas a determinados prazos). Con obxecto de non cargar a axenda/calendario con temas que non sexan citas/reunións/eventos con día e hora preestablecida, o método propón que se empregue un sistema de recordatorios alternativo. Pode optarse polo sistema orixinal dos 43 cartafoles, aínda que existen alternativas máis sinxelas de artellar que permiten utilizar a propia axenda/calendario (de papel ou dixital) como arquivo de seguimento, empregando un sistema dobre de anotacións que evite a confusión entre o que son citas e o que non. Desta maneira disporase tamén dun sistema de recordatorios que, unido ao hábito de consultar a axenda/calendario a diario, impedirá que o usuario esqueza asuntos ou dependa da súa memoria para lembralos. Cómpre lembrar que na cerna do método GTD está sempre o obxectivo de evitar usar a mente como sistema de recordatorios, hábito pernicioso que fai que o usuario perda capacidade de enfoque e concentración, unha das claves da efectividade.