Como se comentó en otra entrada, las interrupciones son suspensiones temporales de la actividad que se está desarrollando debido a la intervención de otra persona. Dichas irrupciones pueden estar más o menos justificadas pero, de un modo u otro, el resultado será que nuestro cerebro se verá forzado a cambiar de foco de atención, salto que implicará perder la concentración, un recurso clave que conviene proteger proactivamente, puesto que, como ya se dijo en otra ocasión, recuperarla no constituye un proceso inmediato ni que a que nuestra mente pueda hacer sin suponerle un esfuerzo importante.

No obstante, no es menos cierto que sufrir cierto número de interrupciones a lo largo de la jornada resulta difícil de evitar, por no decir que resulta totalmente imposible en entornos de trabajo en grupo (departamentos, oficinas, fábricas…). Sin embargo, esto no es óbice para que no se puedan definir y aplicar una serie de estrategias que reduzcan su número o al menos mitiguen sus efectos perniciosos.

Antes de continuar, conviene resaltar que, en lo que respecta a cómo se producen, existen al menos dos tipos de interrupciones: las efectuadas mediante la presencia física de esa persona (es decir, alguien acude a nuestra mesa de trabajo), o mediante una herramienta de comunicación (teléfono, wasap, etc.). Esta distinción es importante porque también conviene tenerla en cuenta a la hora de formular estrategias protectoras.

Algunas de estas estrategias son válidas para ambos tipos de interrupciones, como por ejemplo:

Implantar el hábito de trabajar siempre con una herramienta de recopilación a mano

Una herramienta de recopilación (o “bandeja de entrada”, como se denomina en GTD), es un soporte que se emplea para anotar aquellos asuntos que surgen “sobre la marcha” (una hoja en blanco y un bolígrafo suelen ser más que suficientes para comenzar). Uno de los errores que es habitual cometer cuando alguien nos solicita algo (sea por teléfono, correo o en persona) es cambiar de inmediato de actividad para atender ese tema. Puede haber ocasiones en las que la solicitud, por su propia naturaleza, exija una actuación rápida, pero no siempre es de ese modo. Uno de los motivos por los que se tiende a abordar la novedad es precisamente por eso, porque es una novedad (algo que, de por sí, favorece la captura de la atención), y también porque así se evita el riesgo de olvidar el asunto. La función de la herramienta de recopilación es, por lo tanto doble:

• Evitar olvidos. El nuevo asunto queda anotado en un soporte en el que confiamos, porque lo empleamos y revisamos a diario.
• Enfriar el tema. En vez de lanzarnos sobre la novedad, solo porque es la novedad, dejamos que sistema de “respuesta caliente” de nuestro cerebro se atenúe, para, a posteriori, ya con calma, ponderar la relevancia y prioridad que merece la anotación en cuestión.

Como se dijo, el uso de una herramienta de recopilación puede ser un buen modo de mejorar la gestión de las interrupciones, se deban éstas a la llegada de una persona (un compañero de trabajo, en la mayor parte de los casos) o mediante el uso de una herramienta de comunicación.

En lo que respecta a las estrategias específicas para las interrupciones de este segundo tipo (vía herramienta), estas son algunas cuyo uso cabe ponderar:

Desactivar los avisos acústicos del e-mail, wasaps y de las diferentes redes sociales

Esas señales (acústicos o vibrátiles) aportan muy poco, solo suelen servir para interrumpir nuestro trabajo, distraernos o invitarnos a un continuo cambio de foco de atención. Como se vio en otra entrada, debemos proteger nuestra concentración y también evitar la tentación de la multitarea, que nada aporta. La clave de la productividad es “estar a lo que se está”. Los avisos, por lo tanto, constituyen un obstáculo para conseguirlo.

Consultar el correo electrónico, el wasap o las redes sociales a horas prefijadas

Se trata de un buen complemento a lo expuesto en el punto anterior. Una práctica cuya pertinencia conviene ponderar es la de sustituir el hábito de consultar el correo o las redes sociales continuamente o con cada llegada de una nueva comunicación, por la costumbre de hacerlo a horas predeterminadas. Por ejemplo, siguiendo una pauta fija de tres ocasiones al día, que podrían ser: 10:30 AM, 13:00 AM y 16:30 PM. De este modo, se facilitaría una actividad más concentrada, con la que se garantiza “un tiempo para cada cosa”.

En determinados momentos, desconectar y simplemente concentrarse

Apagar o silenciar el móvil y los demás dispositivos de comunicación durante determinados lapsos temporales puede ser una relajante (¡y productiva!) medida. Estar conectado es hoy en día algo fundamental, pero nada obliga a que esta conexión sea permanente, a todas horas e incondicional. El silencio y tranquilidad también merecen un hueco en nuestras vidas. Un hábito que puede ser recomendable es, por lo tanto, proporcionarse periodos de desconexión. Esto es especialmente relevante cuando se trabaja en actividades altamente exigentes, que necesitan implicación y una atención plena. No vale la pena permitir que ese estado de la conciencia, una vez se consiguió, se rompa por un asunto menor que se podría atender en un momento más propicio.

Cuando tenemos visita…

Vistas las estrategias que cabe desplegar para una mejor gestión de las interrupciones vía herramienta de comunicación, conviene señalar alguna para cuando éstas se producen vía presencia física de una persona.

Antes de entrar en detalles, cabe señalar que este tipo de interrupciones suele ser más complejo de gestionar. Después de todo, en cualquier trabajo colectivo la colaboración mutua resulta muy importante para la consecución de un ambiente saludable, por eso conviene actuar con inteligencia cuando se nos acerca un compañero de trabajo para, por ejemplo, pedir ayuda. Para mitigar los efectos perniciosos de este tipo de interrupciones sin desatender a esa persona, podemos por ejemplo:

Retrasar brevemente el cambio de tarea al que nos compelen

Esta estrategia consiste, siendo breve, en aceptar la petición pero solicitar también un tiempo para finalizar aquello que se tiene entre manos. Constituye, por lo tanto, una expresión de asertividad: proteger nuestros derechos sin vulnerar los de los demás.

Un diálogo típico podría ser este:

            – Hola, Antonio. Necesitaría tu ayuda para finalizar el informe del mes pasado. ¿Puedes echarme una mano?

            – ¿Necesitas que sea ahora mismo?

            – Sí, es urgente. Tengo que entregarlo ya.

            – Ok. Necesito media hora para finalizar esto con el que estoy. En cuanto termine, me paso por tu mesa.

Excepto en los casos en los que la propia naturaleza de la demanda requiera una actuación inmediata (es decir, que se trate de una emergencia), lo normal es que se acceda a proporcionar ese tiempo extra. Con él se podrá finalizar lo que se estaba haciendo, o al menos cerrar algún hito concreto, una microtarea (si se redacta una memoria de proyecto, por ejemplo, puede que no podamos finalizarla, pero sí al menos cabrá culminar el apartado que se redactaba en ese momento). De este modo, se estará protegiendo tanto la concentración de nuestra mente como el sano clima de colaboración mutua.

En resumen

En próximas entradas se seguirán definiendo más estrategias fácilmente aplicables para reducir el impacto que sobre nuestra productividad personal tienen tanto las interrupciones como las distracciones.

En resumen de lo expuesto, señalar que podemos eliminar o mitigar éstas con las siguientes praxis:

• Empleando una herramienta de recopilación para anotar las novedades sin cambiar de tarea.
• Desactivando los avisos de llegada de correo, los de las redes sociales, los wasap, etc., para que no provoquen un continuo cambio de foco de atención.
• Consultando el correo y las demás instrumentos de comunicación solo en un número limitado de momentos a lo largo del día, no continuamente.
• Desconectando de vez en cuando las herramientas de comunicación para garantizarnos tiempo de silencio y concentración.
• Retrasando el cambio de tarea cuando nos interrumpe una persona. Es decir, aceptar la solicitud de ayuda, pero pedir un tiempo para finalizar la microtarea con la que se está en ese momento.