GTD BÁSICO. La idea de “contexto” y su importancia en organización

La idea de contexto resulta de suma importancia en GTD, puesto que constituye un factor fundamental a la hora organizar el listado próximas acciones. Recordemos que en éste se anotan aquellas acciones respecto a las cuales existe el compromiso de hacerlas en cuanto resulte posible. Sin embargo, la correcta organización de dicha lista requiere que, cuando se consulta, solo aparezcan aquellas acciones que es factible completar, o que cuando menos se pueda hacer con agilidad un filtrado en ese sentido. En la oficina no resulta demasiado ágil, por ejemplo, que aparezcan actividades como “podar los árboles del jardín”, “comprobar la presión de los neumáticos del coche” o “devolverle a mi primo Daniel su bicicleta de montaña”, puesto que, en ese momento, ninguna de esas actividades es realizable. Aquí es donde la idea de contexto resulta un elemento organizador llave.

Los contextos en GTD

Un contexto en el marco del método GTD puede ser un lugar en el que hay que estar, una herramienta que debemos tener a mano o una persona que debe estar presente para completar una acción determinada. Es decir, los contextos hacen referencia a circunstancias que limitan o condicionan lo que se puede o no hacer. Esta limitación puede deberse la que es fundamental estar en un determinado emplazamiento (en la oficina o en casa, por ejemplo), disponer de una determinada herramienta (el ordenador, por poner un caso habitual), o tener presente una persona o personas concretas (para aquellas actividades que, por ejemplo, requieren de la participación de otr@s). De esta manera, conviene subrayar que no es la herramienta, la persona o el emplazamiento lo que determina el contexto, sino que es su capacidad para constituirse en un factor que limita qué se puede o no hacer. Por ejemplo, el envío de un correo electrónico de naturaleza profesional solo se debería asociar al contexto “Oficina” en caso de que solamente se pueda enviar desde ese lugar; si se emplea un ordenador portátil que se suele llevar y traer, será la disposición de este equipo el que constituirá un contexto (“Ordenador”), puesto que el e-mail podrá remitirse desde cualquier punto (la oficina, nuestra casa, un cibercafé, una biblioteca…). Otro tanto sucede con los contextos vinculados a personas. Si se necesita hacer algo que implica la participación del jefe/jefa de departamento, y esta/este suele estar en la oficina, ese (“Oficina”) será un contexto idóneo para esa próxima acción. No obstante, si el/la jefe/a no siempre está en la oficina -trabaja en varias delegaciones y sólo visita nuestra determinados días-, debería crearse un contexto “Jefe/a de departamento” en el que agrupar aquello que solo se podrá acometer los días que éste/a se encuentre presente. La clave, como se puede ver, está siempre en el concepto factor limitador.

Errores comunes en la organización por contexto

Para organizar adecuadamente por contexto se deben eludir algunos errores habituales que desvirtúan su utilidad. Uno de los más comunes es asimilar “contexto” a “emplazamiento”, que, como ya se dijo, solo aplicaría para el agrupamiento de aquellas acciones que exigen estar presente en un lugar concreto. Otro error común consiste en utilizar como contextos lo que son, en realidad, criterios para clasificar próximas acciones (ya en otra entrada se habló de que ordenar y organizar no son sinónimos); por ejemplo, cuando un estudiante clasifica sus próximas acciones por materia lectiva, o un abogado hace otro tanto por cliente. En esos casos, si se sigue ese criterio, se estarían clasificando las acciones, pero no organizándolas por contexto, que es lo que nos propone GTD. En el marco de este método, un determinado cliente podría constituir un contexto para un abogado si existiesen acciones que solamente se pueden abordar con esa persona presente o, en caso de ser una empresa, estando en su sede; en lo que respecta al estudiante, un contexto podría ser la “Biblioteca” del centro, si existen actividades que solo se pueden hacer en ésta, pero no una materia en concreto. Conviene tener presentes estas distinciones, entendiendo que la clave es que el listado “próximas acciones” se pueda consultar sin que aparezcan en ella actividades que no se pueden realizar en el momento de la consulta.

Organizando nuestros contextos

El proceder más recomendable para comenzar a organizar por contexto consiste en empezar utilizando un reducido conjunto general (“Casa”, “Oficina”, “Ordenador”, “Estudio”…) e ir detallando más a medida que vaya surgiendo la necesidad. Esto sucederá, por ejemplo, cuando se compruebe que, a pesar de estar en el contexto adecuado, no se pueden acometer algunas de las acciones recogidas en la lista correspondiente, lo que indicaría que se deben crear algunos contextos más.

Para disponer de un listado solo con acciones que se pueden completar, se puede proceder de diferentes modos. Si se opta por emplear el método GTD en formato papel, lo más ágil suele ser la disposición de varias páginas para “próximas acciones”, una para cada contexto identificado. En caso de emplearse herramientas informáticas, existen al menos dos posibilidades: crear un listado “próximas acciones” para cada uno de los contextos, o emplear un solo listado, pero etiquetar las acciones por contexto, lo que permitiría a posteriori filtrar su contenido y ver solo aquellas actividades que se pueden completar.

Por último cabe recordar que, dentro de la secuencia que propone el GTD para la adquisición del control, es en el paso “organizar” cuando se deben enviar o asignar los contextos a las diferentes próximas acciones.

En resumen

La idea de contexto en GTD alude a los factores o circunstancias que limitan lo que se puede o no hacer en un momento determinado, que suelen ser personas, herramientas o lugares. Separar o etiquetar las “próximas acciones” por contexto permite visualizar sólo aquellas actividades que es factible acometer en ese momento. Esto hace que la consulta de esta resulte mucho más ágil y operativa, y he ahí su relevancia para la productividad personal y la efectividad.