Claves productivas. Consiguiendo un “hacer” más efectivo

“Tu productividad se construye sobre hacer cosas significativas”

Michael Linenberger

 

En una entrada anterior comentábamos como se puede potenciar la propia efectividad al abordar la realización de aquellas actividades que tengamos definidas mediante la aplicación de unas sencillas claves. En resumen, eran las siguientes (el artículo completo puede leerse aquí):

• Centrarse en ser productivo, no en estar ocupado. Es decir, abordar la tarea más importante del día sin eludir esa prioridad ocupándose en actividades secundarias y menos exigentes, (aunque esto último resulte más apetecible).

• Ante todo concentración. La efectividad no se consigue con estrés ni aceleración, sino actuando con calma concentrada.

• Una sola cosa cada vez. Prestar atención a varias cosas al mismo tiempo solo genera dispersión. Conviene por lo tanto evitar la llamada “multitarea” y enfocarse (es decir, dedicarle tiempo exclusivo y de calidad) a eso que sabemos que es prioritario.

• Centrarse en comenzar. Como reza el dicho popular “empezar es la mitad del trabajo”. Suele ser cierto, por eso conviene centrarse en dar esos primeros pasos. Los demás suelen ser mucho más fáciles de ejecutar.

Recordadas estas claves, cabría ahora añadir algunos ítems más para completar completar ese listado de claves sencillas de la efectividad personal:

Segmentar las actividades de gran tamaño en fragmentos menores más manejables

Las tareas o actividades percibidas como muy grandes suelen suscitar cierta tendencia a la dilación (fenómeno conocido como procrastinación), porque, por lo general, nuestra mente tiende a escoger la tarea a realizar en base al tiempo que disponemos para abordarla. Es decir, si defines la tarea como “redactar mi tesis doctoral”, “escribir mi novela” o “elaborar redactar el informe anual de resultados”, lo más probable es que no pongas manos a la obra hasta disponer de bloques de tiempo enormes, con muchas horas por delante (circunstancia que, a menudo, tarda mucho en surgir, si es que llega a hacerlo). Para evitar esto, la clave radica en desgranar esas tareas en fragmentos más manejables, que se puedan acometer en bloques de tiempo menores.

En base a los casos expuestos, cabría (solo se trata de especulaciones, obviamente) hacer las siguientes transformaciones:

“Redactar mi tesis doctoral” -> Terminar el capítulo que tengo a medias de la tesis.

“Escribir mi novela” -> Revisar el último capítulo de la novela y preparar el guión del siguiente.

“Elaborar el informe anual” -> Preparar el índice con todos los puntos a recoger en el informe anual.

Emplear “listas de tareas”

Se decía anteriormente que la productividad personal implica centrarse en lo importante. Sin embargo, conviene tener presente que la importancia constituye un concepto relativo; es decir, solo podemos determinar qué es lo más importante de todo cuando tengamos claro en que consiste ese “todo”. Y he ahí el problema: a menudo no tenemos una idea demasiado precisa de qué es exactamente todo eso que tenemos por abordar. Lo que nos hace actuar, como se suele decir, “a salto de mata”.

Aquí es donde entran en juego las listas de tareas, una sencilla herramienta que resulta de gran ayuda para poner orden en nuestra mente y actividad. Tan sencilla de emplear como listar en una página en blanco todo lo que tenemos pendiente, para después, obtenido este mapa general, ir abordando la que tenga mayor importancia relativa dentro de ese conjunto.

Obviamente, el listado de tareas no constituye un documento cerrado: día a día habrá que añadirle ítems nuevos y también ir tachando aquello que está resuelto. De este modo, mientras esté completamente actualizada, dispondremos de un mapa general que nos aportará claridad, una de las claves de la efectividad personal.

Orientarse a resultados

Todos/as estuvimos alguna vez en una de esas reuniones que no se sabe para qué se convocaron ni por qué se nos hizo acudir, y que suelen convertirse en sesiones de divagación que no llevan a nada, salvo a  producir una generalizada sensación de pérdida de tiempo. El error de los que proceden de ese modo es actuar sin definir previamente el resultado que se desea conseguir. Es decir, ¿para qué nos reunimos? ¿Qué pretendemos conseguir con la reunión?

Este mismo principio conviene aplicarlo de modo habitual en nuestro día a día. Es decir, que conviene hacerse preguntas del tipo:

-¿Para qué redacto este informe?

-¿Qué queremos conseguir en esta reunión?,

-¿Qué busco con esta llamada a mi cliente?, o

-¿Para qué escribo este correo electrónico?

Tener claro el resultado a conseguir constituye un paso fundamental, puesto que será lo que nos permita orientar la acción y que centrar el esfuerzo en el objetivo de la actividad. Hacer lo contrario  viene a ser como ponerse a correr antes de saber dónde se encuentra la meta.

En resumen

Además de las expuestas en esta entrada anterior, se trataron en este artículo tres claves que nos ayudan a ser más eficaces y aprovechar mejor nuestro tiempo y recursos.

–Segmentar las actividades de gran tamaño en fragmentos menores y más manejables. Fundamental para evitar la procrastinación de las tareas complejas.

–Emplear “listas de tareas”. Porque solo podremos saber qué es lo más importante de todo cuando también tengamos claro qué es todo eso que tenemos pendiente de hacer.  

–Orientarse a resultados. Es decir, antes de ponerse a caminar, aclarar cuál es la meta a la que nos dirigimos.