GTD BÁSICO. Hábitos y listas para conseguir “control” con GTD

El método GTD es una metodología destinada a “descargar” de la memoria todos aquellos detalles, compromisos, proyectos, citas, etc., que ocupan y preocupan a nuestra mente, situándolos en un sistema auxiliar que es necesario revisar periódicamente para generar una confianza en él suficiente como para evitar que estos temas vuelvan a ocupar nuestra mente… excepto cuando nosotros conscientemente así lo decidamos.

Como ya comentamos en otra entrada, una correcta autogestión implica encontrar un punto de equilibrio entre dos variables: control y perspectiva. Volviendo al símil de la condición al que ya se recurrió en otras ocasiones, el control sería el dominio de la conducción, y la perspectiva implica tener claro a dónde nos dirigimos. En esta entrada nos centraremos en la obtención del control, que implica en productividad personal el dominio del flujo de trabajo. Para esto, GTD propone la utilización de un completo conjunto de listados y la adquisición de una serie de hábitos.

A nivel terminológico, cabe señalar que en los libros de David Allen (creador del método GTD) hubo una actualización terminológica, de manera que en el primero de ellos (Organízate con eficacia) y en el segundo (Haz que funcione) no se emplean los mismos términos para referirse a procesos idénticos. En adelante se combinarán ambos términos, separados por una barra (/), de manera que, si en la primera obra se decía “recopilar” y en la segunda “capturar”, llamaremos al paso “recopilar/capturar”.

 

Hecha esta aclaración terminológica, los hábitos que implica GTD son los siguientes:

  • Recopilar/Capturar. Consiste en anotar sistemáticamente todo aquello que reclama nuestra atención y respeto a lo cual queremos “hacer algo”. La anotación se hace en un contenedor que se denominará “bandeja de entrada”. Lo ideal sería tener una única bandeja de entrada, pero suelen ser necesarias varias (para anotaciones, para documentos en papel, la del correo electrónico, etc.).
  • Procesar/Aclarar. Consiste en averiguar que significan o implican para uno esas anotaciones y extraer conclusiones al respeto.
  • Organizar. Implica situar en nuestro conjunto de listados la anotación correspondiente a ese tema, en función del significado que le atribuyamos en el paso anterior (es decir, después de “procesar/aclarar”).
  • Revisar/Reflexionar. Consiste en mantener el sistema siempre al día, de lo contrario no será fiable y perderá su eficacia. Para que esto no suceda, hay que organizar una serie de revisiones periódicas del conjunto de listas. De manera general, existen dos periodicidades definidas: semanal y diaria.
  • Hacer. Obviamente, no es suficiente con organizar nuestras tareas en listados, posteriormente hay que abordar su realización, acometerlas e irlas tachando la medida que se resuelvan.

 

El sistema de listas, por su parte, es el siguiente:

  • Bandeja de entrada. Se trata del listado (o la bandeja física) en la que recopilamos/capturamos; es decir, el receptáculo en el que depositamos nuestras anotaciones, esas que después habrá que “procesar/aclarar”. Añadir elementos a estos contenedores se denomina “recopilar/capturar”.
  • Próximas acciones. Esta es la lista de trabajo: es decir, esa en la que se anotan las tareas que nos comprometemos a resolver en cuanto nos sea posible y en la que se tachan a medida que se culminan. Las acciones deben redactarse siempre empleando verbos en infinitivo, que indiquen acción: escribir, enviar, redactar, telefonear, etc.
  • Lista de proyectos. Como su nombre indica, se trata del listado en el que se anota aquello que queremos realizar y que implica más de una acción física visible (esa es la definición de proyecto en GTD: todo aquello cuya resolución implica efectuar más de una acción). Posteriormente, cada proyecto se segmenta en sus correspondes acciones físicas (son las llamadas “acciones siguientes” que, progresivamente, se lanzarán la “Próximas acciones” cuando se decida que, en cuanto resulte posible, se procederá a su realización). Algo que también conviene tener presente es que los proyectos deben nombrarse empleando verbos en gerundio, como si lo que lo se quiere conseguir ya fuese un hecho. Es decir, si el objetivo es reparar una impresora averiada, debería denominarse el proyecto, por ejemplo, “disponiendo de la impresora operativa” o “disfrutando de la impresora en perfecto estado de funcionamiento”.
  • Esperando. Se trata de la lista en el que se anota todo aquello que se delega o se le encarga a alguien o la alguna entidad externa. Es decir, en este listado se recoge aquello a lo que le queremos hacer “seguimiento”. Ejemplo: si llevamos una chaqueta a una lavandería o le pedimos a alguien que se encargue de algo, se anotaría en esta lista para seguir el estado de esos temas y no “perderlos vista”. Enviar un tema a este contenedor se denomina “delegar”.
  • Algún día – Quizás. Es donde anotamos todo aquello respeto a lo cual quizás queramos hacer algo, pero respeto que no vamos a tomar una decisión firme ahora ni resolver de inmediato. Por lo general, aquí se anotan “posibilidades”. Enviar un tema la este contenedor se denomina “incubar”.
  • Agenda/Calendario. Como su nombre indica, se trata de una agenda o calendario común, que en GTD se emplea única y exclusivamente para anotar aquellas actividades que hay que hacer un día concreto a una hora determinada.
  • Referencias. Se trata del receptáculo para todo aquello que queremos conservar por tiempo indefinido pero que no implica ningún tipo de acción, sólo se trata de material de consulta que se desea conservar y tener fácilmente localizable para cuando se necesite (artículos, enlaces de la red, catálogos, etc.). enviar elementos a este contenedor se denomina “guardar” o “conservar”.
  • Material de apoyo. Ídem anterior, pero de utilidad temporal y vinculado, por lo general, a un proyecto concreto. Es decir, serían referencias que sólo resultarán útiles durante un tiempo, el que implica la realización de un proyecto en cuestión y que, una vez finalizado, se podrán descartar. Ejemplo: si estamos haciendo un Trabajo de Final de Grado y disponemos de una guía para la realización del mismo, esa guía sería material de apoyo.

 

De manera esquemática, relacionando el conjunto de listas con los hábitos, la cosa quedaría como sigue:

  • Bandeja de entrada. Se trata de la herramienta de recopilación/captura. Procesar y aclarar sus elementos consiste en analizar su significado y, en base al mismo, lanzar las derivadas correspondientes a los restantes listados.Esto se hace con la periodicidad que uno desee, a medida que se acumulan elementos. De modo general, cada 2-3 puede ser una pauta adecuada.
  • Próximas acciones. Se trata del listado de trabajo, ese en la que se anotan las acciones que nos comprometemos a hacer en cuanto nos sea posible. Se revisa y utiliza a diario.
  • Lista de proyectos. Se trata del listado de resultados que exigen más de una acción física visible para su consecución. Se revisa como mínimo a la semana, aunque cabe hacerlo a diario para alimentar la lista de próximas acciones.
  • Esperando. Listado de temas a los que les hay que hacer seguimiento. Conviene revisarla al menos una vez a la semana.
  • Algún día-Quizás. Lista de posibilidades, temas sin fecha concreta y/o respeto a los cuales aún no vamos a tomar una decisión definitiva. Conviene revisarla al menos una vez a la semana.
  • Agenda/Calendario. Donde se anota única y exclusivamente aquello que tiene fecha y hora exacta (reuniones, citas médicas, exámenes, etc.). Se revisa a diario.
  • Referencias. Archivo permanente de material de consulta. No se revisa, sólo se consulta cuando es necesario.
  • Material de apoyo. Archivo temporal de material de consulta. No se revisa, sólo se consulta cuando es necesario.

 

Aunque parezca muy sencillo, este conjunto de listas es suficiente para organizar cualquier tipo de actividad, de ahí la transversalidad del GTD como metodología y su amplia implantación. Conseguir el dominio del flujo de trabajo implica cierta práctica, pero esto se hizo más fácil con la aparición de diferentes programas y aplicaciones que ayudan a realizar todo el proceso.

En próximas entradas hablaremos de este tipo de herramientas. Eso sí, conviene matizar desde ya que, en este campo, la metodología es lo fundamental. Priorizar la herramienta por encima del método es uno de los errores más habituales en los usuarios recientes de GTD. Ninguna va a resultar demasiado útil antes de comprender el método de manera íntegra. Por eso conviene priorizar, antes de más nada, el conocimiento en profundidad del mismo y practicar durante un tiempo con bolígrafo y papel.

 

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