GTD BÁSICO. El archivo de seguimiento

El archivo de seguimiento es la herramienta organizativa que propone el método GTD para organizar lo que David Allen denomina inicios diferidos agendados: esto es, acciones futuras, acciones que se quieren acometer, pero que no se pueden abordar de inmediato por alguna razón.

Algunos ejemplos típicos de este tipo de acciones futuras son, por ejemplo, la formalización de una matrícula universitaria –o de otro tipo– sujeta a un determinado plazo (es habitual que se disponga de una o dos semanas, pero siempre a partir de un día de apertura), el pago de algunos impuestos (el de la renta sería un caso típico) o la compra de entradas para un concierto que no salen a la venta hasta determinada fecha.

Todas estas acciones futuras comparten dos características:

  • No se deben anotar en el listado próximas acciones porque aún no son realizables (en esa lista nunca debe haber anotaciones que no sean ya ejecutables).
  • No están sujetas a un día y una hora concreta de realización, por lo que tampoco sería correcto anotarlas en la agenda/calendario (que las entradas no salgan a la venta hasta cierto día no implica que se tengan que adquirir obligatoriamente esa primera jornada).

El método GTD desaconseja emplear la agenda/calendario para anotar acciones futuras (implicaría la introducción en la misma de ruido: información que produce confusión, puesto que no son citas obligatorias con día y hora), ofreciendo una alternativa: la creación del llamado archivo de seguimiento.

Debido a que GTD es anterior al amplio desarrollo de las TIC y buena parte de los software de organización de tareas, el método propuesto resulta “muy artesanal”. Con objeto de respetar íntegramente la metodología, se expondrá a en qué consistía éste, aunque se explicarán a continuación algunas alternativas más sencillas de implantar.

Las 43 carpetas

Las 43 carpetas era como se denominaba la herramienta que se proponía en el método original. Consistía ésta en la creación de un archivo-calendario (de consulta diaria) en el que se colocaban anotaciones que le recordasen al usuario las acciones futuras en cuanto éstas fuesen realizables.

El proceso para articular un archivo de seguimiento basado en las 43 carpetas es el siguiente:

  • Preparación de las carpetas:

Lo primero sería rotular 12 carpetas (del tipo “archivo colgante”) con el nombre de los 12 meses del año. De esta manera, tendremos una carpeta para enero, otra para febrero, etc.

Después se numeran 31 carpetas (que se puedan introducir en el interior de las anteriores, las rotuladas con los meses) del 1 al 31: 1, 2, 3,… hasta 31.

Hecho esto, se dispondría de las 43 carpetas que se necesitan.

  • Configuración del sistema:

Imaginemos que estamos a 18 de enero. Lo que se haría a continuación es introducir en el mes de enero las carpetas del 18 al 31; del 1 al 17 (días ya transcurridos del presente mes), se pasarían a febrero. De este modo, el sistema estaría listo para ser empleado.

  • Empleo de las 43 carpetas:

La utilización de este archivo consiste en introducir los recordatorios de las acciones futuras en el sistema de carpetas (si el 10 de febrero se inicia la venta de entradas de un concierto al que se quiere asistir, esa es la carpeta en la que habría que ubicar el recordatorio correspondiente). Como ya se dijo, para que resulte efectivo se debe adquirir el hábito de consultar cada día la carpeta correspondiente a esa jornada en cuestión, comprobando así si se guardó en ésta alguna nota; hecha esta verificación, de inmediato se pasa dicha carpeta vacía al mes siguiente.

  • Balance del sistema de las 43 carpetas:

Esta manera de organizar el archivo de seguimiento resultaba útil en los tiempos anteriores a la digitalización documental generalizada, cuando aún se cubrían muchos formularios en papel, pues, además de recordatorios, permitía guardar documentación que se iba a necesitar en un día en concreto (por ejemplo, los formularios que había que cubrir para las matrículas, la renta, etc). Hoy en día, sin embargo, esta utilidad ha decaído mucho, y existen alternativas más efectivas para la gestión de recordatorios, que se exponen a continuación.

Alternativas a las 43 carpetas para disponer de un archivo de seguimiento

En la actualidad, debido a la difusión de las TIC, la digitalización documental, las agendas digitales, las herramientas de gestión de tareas, etc., el sistema de las 43 carpetas cayó prácticamente en desuso, prefiriendo la mayor parte de los usuarios de GTD alternativas más sencillas para la creación del archivo de seguimiento.

Se enumeran a continuación alguna de las opciones, en función del formato de agenda/calendario que se emplee:

Agenda de papel. Una opción sería emplear un sistema de anotación doble, diferenciando lo que son anotaciones de agenda stricto sensu, y lo que son recordatorios de acciones futuras. Por ejemplo, las citas o reuniones (con hora y día) se anotan a bolígrafo en la agenda. Los recordatorios del archivo de seguimiento, por el contrario, se anotan en un post-it que se adhiere a la página del día correspondiente.

Este sistema tiene ventaja de que, como la acción indicada en la nota adhesiva no implica una fecha exacta, también se puede despegar ésta y pasarla a un día posterior. Con todo, lo lógico es que, una vez nos encontramos el recordatorio, proceder a transferir el tema al listado próximas acciones, puesto que en ese momento sí será ya realizable.

Agenda digital. Buena parte de las agendas digitales disponen de la posibilidad de incluir recordatorios en su calendario sin utilizar el espacio para las citas con hora concreta. Google Calendar, por ejemplo, ofrece esta posibilidad de la siguiente manera: si se crea un evento y se marca para éste la opción “todo el día”, aparecerá (ver imagen) un recordatorio en el espacio de ese día pero fuera del espacio asignado para las citas/reuniones con hora en concreto. Además de eso, como se pueden indicar intervalos de fechas, resulta una buena manera de indicar plazos de matrícula, de pago de impuestos, duración de ciclos de cine o de conferencias de interese, etc.

 

En resumen

El archivo de seguimiento es la herramienta que propone GTD para la organización de acciones futuras, esto es, acciones que se quieren realizar, pero que no se pueden materializar aún por alguna razón (por lo general, suele ser porque están sujetas a determinados plazos). Con objeto de no cargar la agenda/calendario con temas que no sean citas/reuniones/eventos con día y hora preestablecida, el método propone que se emplee un sistema de recordatorios alternativo. Puede optarse por el sistema original de los 43 carpetas, aunque existen alternativas más sencillas de articular que permiten utilizar la propia agenda/calendario (de papel o digital) cómo archivo de seguimiento, empleando un sistema doble de anotaciones que evite la confusión entre lo que son citas y lo que no. De esta manera se dispondrá de un sistema de recordatorios que, unido al hábito de consultar la agenda/calendario a diario, impedirá que el usuario olvide asuntos o dependa de su memoria para recordarlos. Conviene recordar que en el núcleo del método GTD está siempre el objetivo de evitar usar la mente como sistema de recordatorios, un hábito pernicioso que hace que el usuario pérdida capacidad de enfoque  y de concentración, una de las claves de la efectividad.

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