GTD BÁSICO. Los tres tipos de trabajo

El método GTD contempla la existencia de tres tipos de trabajo a realizar. Son los siguientes:

• Trabajo predefinido.
• Trabajo a medida que surge.
• Definición del trabajo.

Estas tres tipologías no son excluyentes, suelen coexistir, pero sí resulta relevante tener presente a importancia relativa que poseen. A continuación, se detallan las características de cada uno de estos tipos.

Trabajo predefinido

Se trata de aquel que se aborda consultando el conjunto de listados, en especial, la lista de próximas acciones que se corresponde al contexto aplicable en ese momento, donde se escogería y ejecutaría una de las tareas incluidas (la elección se efectuaría en base a los criterios ya citados en otra ocasión: tiempo disponible, energía disponible y prioridad).

Una manera de evaluar si se está realizando adecuadamente el paso “procesar/aclarar” es que, llegados a este punto, no se debería tener que deliberar, sino solo ejecutar la tarea anotada. Esa es una de las claves del uso correcto del método GTD: separar el proceso de pensar y decidir, que se hace cuando se procesa/aclara, y el de ejecutar, que se acomete en el último paso: “hacer”. Si, llegados a este punto, aún se tiene que sopesar la pertinencia de la actividad, es porque antes no se aclaró el tema lo suficiente. Conviene tenerlo presente para mejorar en ese aspecto y extraerle a GTD todo su potencial.

Trabajo a medida que surge

Se trata de esas actividades que hay que abordar de inmediato, en cuanto aparecen. Suelen ser fruto de emergencias o porque así nos es requerido por alguien (un cliente que solicita algo para ya, la indicación de un/una jefe/a, la petición de un/una compañero/a, etc. ). GTD sugiere que este tipo de trabajo se debe reducir en la medida de posible; lo más efectivo siempre es capturar el tema, para después aclararlo y organizarlo, una manera de proceder que permite optimizar recursos y poner ese tema en perspectiva (que sea lo último en surgir no significa que sea lo más relevante de todo lo que hay pendiente de abordar). Con todo, como afirmaba Bauman, vivimos tiempos líquidos, lo que hace que la impredicibilidad sea una compañera cotidiana. Hacer algún trabajo a medida que surge tiende a ser inevitable, lo que no impide que siga siendo aconsejable, como ya se dijo, que este se reduzca y que solo se actúe de ese modo cuando se esté ante una urgencia merecedora de tal consideración.

Definición del trabajo

Consiste en aplicar la secuencia de pasos en la que se basa la consecución del control en GTD, esto es, la “recopilación/captura” de nuevos elementos, que después serán “procesados/aclarados” y “organizados”, y sus derivadas lanzadas a la lista correspondiente (próximas acciones, proyectos, agenda, etc.). Este es el proceso que permite organizar adecuadamente el trabajo por efectuar y abordarlo de la manera más efectiva, así que será una manera de proceder clave en productividad personal.

El teórico Peter Drucker solía decir que, si algo caracteriza al trabajo del conocimiento, es precisamente el hecho de que la tarea a realizar no está definida de antemano, sino que definirla (procesar información y concluir qué se debe hacer) es parte intrínseca del propio trabajo. Esto es precisamente lo que hacemos cuando actuamos de esta manera.

En resumen

En GTD se contempla la existencia de tres tipos de trabajo: el predefinido, el que se aborda la medida que surge y la propia definición del trabajo pendiente. Estas tres tipologías suelen coexistir, pero esto no es óbice para que no valga la pena destacar lo siguiente: el trabajo hecho la medida que surge, si bien suele ser inevitable, se debe tratar de reducir; la definición de trabajo, por su parte, es lo que mantiene vivo nuestro sistema GTD; y, por último, la consecución de una buena productividad personal tiende a caracterizarse por un alto porcentaje de tiempo dedicado a la realización de trabajo predefinido.