GTD BÁSICO. O hábito de “facer”

Tras detallar nos artigos anteriores a xestión do fluxo de traballo en GTD (hábitos de recompilar/capturar, procesar/aclarar, organizar, e revisar/reflexionar), chega a hora de abordar o último hábito: facer. Isto é, seleccionar sucesivamente elementos de próximas accións e resolvelos.

Unha vez se aplicaron os anteriores hábitos, o cotián é que se chegue a este punto cunha listaxe de próximas accións repleta de elementos e, polo tanto, con múltiples posibilidades de actuación. Como xa se dixo noutras ocasións, só debe abordarse un cada vez. Cómpre polo tanto abordar os criterios que cabe seguir para adoptar unha das decisións máis importantes en materia de produtividade persoal e efectividade: decidir qué facer agora.

Que facer agora?

O método GTD propón catro criterios para decidir o traballo que se debe afrontar en cada momento. Son os seguintes:

• Situación, ou contexto de traballo
• Tempo dispoñible
• Enerxía dispoñible
• Prioridade

Vexamos en detalle o que implica cada un destes ítems

Situación ou contexto

A situación fai referencia a aqueles condicionantes que limitan as próximas accións que se poden facer en cada momento, o que en GTD se denomina contextos. Por exemplo, se determinadas actividades un só pode facelas cando está na oficina, “Oficina” será un dos seus contextos. Outro pode ser “Casa”, porque, regar o céspede, por exemplo, non se pode facer cando un está na biblioteca na que adoita estudar. Velaí que sexa importante que a listaxe próximas accións estea dividida en sub-listaxes por contexto, ou que cando menos se dispoña dalgún xeito áxil de filtrar a listaxe para só visualizar as que se poden materializar no contexto no que un se atopa en cada intre (a maior parte das ferramentas informáticas permiten facer isto grazas ao sistema de etiquetas que adoitan incorporar).

Algúns exemplos de contextos, entre moitos outros, poden ser os seguintes:

• Ordenador (para aquilo que só podemos facer cando se teña este a man).
• Casa (para aquilo que temos necesariamente que facer na casa).
• Oficina/despacho (para aquilo que só podemos facer nese emprazamento, porque precisamos a proximidade dos/as nosos/as compañeiros/as, ou ferramentas ou materiais que só temos alí, etc.).
• Recados (para esas tarefas que implican “ir á cidade” ou “saír á rúa” e que se consultaría cando se dese esa continxencia).

A clave é detectar cales son os nosos principais para poder filtrar as próximas accións de maneira que, en cada momento, só se visualicen as que se poden abordar nese instante.

Tempo dispoñible

Como o seu nome indica, este criterio de elección alude ao tempo do que se dispón para traballar nese momento. Se só se teñen 15 minutos, por exemplo, o ideal será optar por unha próxima acción que se poida completar nese lapso. De se teren varias horas por diante, pola contra, pode ser boa idea aproveitar esa circunstancia para abordar aquelas que van requirir máis tempo, reservando as accións de rápida acometida para os lapsos temporais máis breves.

Algúns usuarios de GTD, ademais de filtrar por contexto, tamén o fan en base á previsión de tempo que vai requirir a mesma (por exemplo, con tres categorías: menos de media hora, máis de media hora, máis dunha hora). Con todo, ese filtrado pode facerse sen etiquetas, simplemente revisando a listaxe correspondente ao contexto en cuestión e escollendo a máis axeitada ao tempo dispoñible.

Enerxía dispoñible

O habitual vai ser que non todas as próximas accións que aparecen na listaxe sexan igualmente esixentes. Algunhas requirirán de nós máxima concentración, e outras serán máis liviás ou rutineiras. Un dos consellos máis repetidos en materia de produtividade persoal e efectividade consiste en aproveitar os intres nos que se dispón de máis enerxía para abordar as tarefas máis esixentes. Aínda que dependerá dos diferentes biorritmos de cada quen, estes adoitan darse nas primeiras horas da mañá, por iso tamén se adoita dicir que non se debe comezar o día lendo o correo electrónico, senón abordando aquilo que é máis esixente e, en consecuencia, require máis frescura mental. Como no caso anterior, cabe crear un sistema de etiquetado en base a esta esixencia de enerxía (alto, medio e baixo, por exemplo), aínda que non é imprescindible, abonda con ter en conta este feito cando se escolla a tarefa a abordar.

Prioridade

A prioridade dunha determinada actividade avalíase por comparación: qué próximas accións da listaxe merecen que se lles dea prioridade respecto ás demais. Resulta moi importante que esta priorización se efectúe en base a criterios obxectivos, como por exemplo, a importancia desa actividade para que se materialicen os obxectivos a medio e longo prazo (é dicir, aplicando perspectiva), se a actividade está ou non vinculada a unha data de entrega obxectiva e ineludible, as consecuencias que terá non rematala a tempo, etc. Como nos casos anteriores, cabe etiquetar (a maior parte das ferramentas permiten facelo con facilidade) e base a prioridade (alta, media e baixa, por exemplo), pero tamén se pode facer de modo directo.

En resumo

A escolla da próxima acción a abordar en cada momento debe contemplar, antes de máis nada, o fenómeno dos contextos: lugares, ferramentas, persoas ou circunstancias que limitan o que podemos e non podemos facer nun momento dado. Para que a cantidade de accións a consultar non sexa excesivamente longa, convén ter a nosa listaxe próximas accións segregada por contextos, ou cando menos organizada de xeito que facer un filtrado por contexto resulte áxil e rápido.

Contemplado isto, que de seu xa vai reducir o número de opcións, a próxima acción a efectuar escóllese en base a tres criterios: tempo dispoñible, enerxía dispoñible e prioridade relativa. A clave é renunciar á tentación de abordar “o máis apetecible” (que nos pode levar a procrastinar tarefas importantes ou esixentes pero necesarias) para escoller aquilo que nos vai permitir facer un uso óptimo do noso tempo e enerxía e que terá máis impacto positivo nos nosos obxectivos.