GTD BÁSICO. Horizontes de enfoque para a consecución de “perspectiva”

Control e perspectiva

No seu libro sobre o método GTD, Haz que funcione (2011), David Allen explica como unha correcta autoxestión implica cando menos o dominio de dous aspectos ou dimensións: control e perspectiva. Recorrendo como en anteriores ocasións ao símil da condución, o control sería a nosa habilidade para manexar o coche (saber conducir, con todos os coñecementos e destrezas que iso implica) e a perspectiva, da súa banda, consiste en ter claro ónde nos diriximos e o itinerario a seguir.

Para a consecución do control, o método GTD proponnos un conxunto de hábitos e prácticas do que xa falamos noutra entrada: recompilar/capturar, procesar/aclarar, organizar, revisar/reflexionar e facer.

Para a consecución da perspectiva, en GTD fálase do horizonte de 6 niveis, que será o tema da presente entrada.

 

Os horizontes de perspectiva en GTD

Para explicar os diferentes niveis de perspectiva, Allen adoita botar man dun símil asociado ás liñas aéreas e ás diferentes alturas de voo. Non me parece unha metáfora moi afortunada, as veces provoca no lector certo grado de confusión. Malia isto, incluirase para que sexa facilmente identificable e contrastable con outras fontes bibliográficas, pero procurando engadir algunhas aclaracións que despexen as posibles dúbidas.

Deste xeito, en GTD pormenorízanse os seguintes horizontes de perspectiva:

• Accións actuais. É o horizonte que Allen denomina “pista de aterraxe”. Está composto polas nosas accións actuais, o que temos que facer, que estará recollido na listaxe de Próximas accións.

• Proxectos actuais. Denominado por Allen como “horizonte de 3.000 metros”. Constitúeno os nosos proxectos, iso si, en base á definición de “proxecto” que se emprega en GTD e que convén non confundir coa definición máis cotián (este equívoco é unha habitual causa de confusión nos usuarios recentes de GTD): é dicir, todo aquilo cuxa realización implica máis dunha acción.

Estes dous primeiros niveis están moi relacionados coa variable control, poderíase dicir que son o punto de encaixe entre o control e a perspectiva. Os seguintes niveis son os que constitúen pasos cara ao futuro:

• Áreas de enfoque (ou tamén “Áreas de responsabilidade e interese”). Chamado polo creador de GTD como “horizonte de 6.000 metros”, está constituído por aquelas áreas nas que temos que enfocarnos (é dicir, prestarlles atención), sexa porque temos responsabilidades asumidas ao respecto, ou porque son áreas que nos interesan. Para entendérmonos, se traballamos como responsable de calidade dunha determinada empresa e, entre as funcións do posto, está a elaboración dos plans de formación, esa será un área de enfoque que nos corresponde: a formación do persoal.

Por suposto, todos adoitamos ter diferentes áreas de enfoque, tanto no eido profesional como no persoal. Algúns exemplos de tipo persoal poderían ser o coidado da familia, a nosa saúde, etc. Tamén convén engadir a este conxunto de áreas aquelas que sexan de tipo social (ecoloxía, loita contra a pobreza…) ou os nosos intereses persoais (música, fotografía…).

As áreas de enfoque ditan, en resumo, aquelas temáticas que se disputan a nosa atención (como se dixo noutra entrada, a xestión da atención é clave en produtividade persoal) e respecto ás cales poida que queiramos ir definindo obxectivos, metas, etc.

• Obxectivos. É o que Allen denomina “horizonte de 9.000 metros”. Compóñeno os nosos obxectivos a 1 ou 2 anos vista, o que nos gustaría alcanzar nese prazo.

Un foco de confusión habitual no uso do GTD é tratar os obxectivos como se fosen proxectos (é dicir, un elemento máis da “lista de proxectos”), posto que encaixa moi ben na noción cotián e xeneralizada que se ten de proxecto. En GTD, non obstante, non é así. Nestes esquemas de organización, un obxectivo sempre vai implicar un conxunto sucesivo de proxectos e sub-proxectos. Por poñer un exemplo, se nos marcamos o obxectivo de obter unha determinada titulación universitaria nun prazo de 2 anos, estariamos ante un obxectivo, non ante un proxecto (insisto: en base sempre á terminoloxía de GTD). Exemplos de proxectos en GTD serían, por exemplo: “Apuntamentos da materia X resumidos” ou “Memoria de prácticas da materia Y redactada”. A realización desa sucesión de proxectos, co tempo, levaríanos a conseguir a titulación requirida. Os “estudos”, da súa banda, constituirían un área de enfoque: é dicir, unha temática que vai ocupar parte da nosa atención e respecto á cal fixamos obxectivos e metas.

• Visión. Coñecido en GTD como “horizonte dos 12.000 metros”, está composto polas resultantes da pregunta “ónde nos gustaría estar nun prazo de entre 3 e 5 anos”. É dicir, que serían as nosas metas a ese prazo.

Por seguir co exemplo anterior, se os “estudos” son para nós un área de enfoque, e “obter o título en dous anos”, un obxectivo, unha meta podería ser, por exemplo, traballar por conta propia nun ámbito relacionado con eses estudos.

• Propósito. Denominado como “horizonte dos 15.000 metros”, constitúe o nivel de perspectiva máis alto. Tamén cabería denominalo como “vida”, ou “vital”, posto que nel afróntanse esas cuestións dese nivel: que ateiga de sentido as nosas existencias, por que facemos o que facemos, que estilo de vida aspiramos a levar. Acotío son estas preguntas que non resultan doadas de responder, pero si parece conveniente formulalas

É importante subliñar tamén con moito énfase que só os dous primeiros horizontes (accións e proxectos) son niveis operativos ou, dito doutro xeito, están integrados no fluxo de traballo, forman parte das nosas listaxe do día a día e deben someterse a revisión de xeito moi regular. Os restantes -áreas de enfoque, obxectivos, visión e propósito- son niveis que nos achegan unha sorte de mapa que nos axuda a verificar (ou rectificar) o noso rumbo cando sexa preciso. A súa revisión realízase cunha periodicidade menor ou de xeito máis puntual. É dicir, ao igual que acontece co mapa para alguén que fai sendeirismo, só se consulta de cando resulta necesario, pero que non se leva continuamente despregado.

Resumindo, os horizontes de enfoque quedarían do seguinte xeito:

• Accións actuais.
• Proxectos actuais.
• Áreas de enfoque (áreas de interese e responsabilidade).
• Obxectivos a 1-2 anos vista.
• Visión, a 3-5 anos vista.
• Propósito, ou vida.

Por último, convén sinalar que estes niveis deberían estar aliñados. É dicir, cómpre que os proxectos que se decide emprender nos acheguen a algún dos obxectivos formulados, estean asociados ás nosas áreas de enfoque e que sexan coherentes coa nosa visión e propósitos vitais. Esa é, cando menos, a idea coa que se deben formular, pois, como xa comentamos noutra entrada, ser produtivo non consiste en facelo todo, senón en facer o importante. E é precisamente ese aliñamento o que nos indica qué merece tal condición e, en consecuencia, qué se debe priorizar para conseguir efectividade.

 

Entradas relacionadas:

• As compoñentes dos diferentes niveis de perspectiva