GTD BÁSICO. Horizontes de enfoque para la consecución de “perspectiva”

Control y perspectiva

En su libro sobre el método GTD, Haz que funcione (2011), David Allen explica como una correcta autogestión implica cuando menos el dominio de dos aspectos o dimensiones: control y perspectiva. Recurriendo como en anteriores ocasiones al símil de la conducción, el control sería nuestra habilidad para manejar el coche (saber conducir, con todos los conocimientos y destrezas que eso implica) y la perspectiva, por su parte, consiste en tener claro a dónde nos dirigimos y el itinerario a seguir.

Para la consecución del control, el método GTD nos propone un conjunto de hábitos y prácticas del que ya hablamos en otra entrada: recopilar/capturar, procesar/aclarar, organizar, revisar/reflexionar y hacer.

Para la consecución de la perspectiva, en GTD se habla del horizonte de 6 niveles, que será el tema de la presente entrada.

Los horizontes de perspectiva en GTD

Para explicar los diferentes niveles de perspectiva, Allen suele echar mano de un símil asociado a las líneas aéreas y a las diferentes alturas de vuelo. No me parece una metáfora muy afortunada, que en ocasiones provoca en el lector cierto grado de confusión. A pesar de esto, la se citará para que sea fácilmente identificable y contrastable con otras fuentes bibliográficas, pero procurando añadir algunas aclaraciones que despejen las posibles dudas.

De este modo, en GTD se pormenorizan los siguientes horizontes de perspectiva:

• Acciones actuales. ES el horizonte que Allen denomina “pista de aterrizaje”. Está compuesto por nuestras acciones actuales, lo que tenemos que hacer, que estará recogido en el listado de Próximas acciones.
• Proyectos actuales. Denominado por Allen cómo “horizonte de 3.000 metros”. Lo constituyen nuestros proyectos, eso sí, en base a la definición de “proyecto” que se emplea en GTD y que conviene no confundir con la definición más cotidiano (este equívoco es una habitual causa de confusión en los usuarios recientes de GTD): es decir, todo aquello cuya realización implica más de una acción.

Estos dos primeros niveles están muy relacionados con la variable control, se podría decir que son el punto de encaje entre el control y la perspectiva. Los siguientes niveles son los que constituyen pasos hacia el futuro:

• Áreas de enfoque (o también “Áreas de responsabilidad e interés”). Llamado por el creador de GTD como “horizonte de 6.000 metros”, está constituido por aquellas áreas en las que tenemos que enfocarnos (es decir, prestarles atención), sea porque tenemos responsabilidades asumidas al respeto, o porque son áreas que nos interesan. Para entendernos, si trabajamos como responsable de calidad de una determinada empresa y, entre las funciones del puesto, está la elaboración de los planes de formación, esa será un área de enfoque que nos corresponde: la formación del personal.

Por supuesto, todos solemos tener diferentes áreas de enfoque, tanto en el campo profesional como en el personal. Algunos ejemplos de tipo personal podrían ser el cuidado de la familia, nuestra salud, etc. También conviene añadir la este conjunto de áreas aquellas que sean de tipo social (ecología, lucha contra la pobreza…) o nuestros intereses personales (música, fotografía…).

Las áreas de enfoque dictan, en resumen, aquellas temáticas que se disputan nuestra atención (cómo se dijo en otra entrada, la gestión de la atención es clave en productividad personal) y respeto a las cuales puede que queramos ir definiendo objetivos, metas, etc.

• Objetivos. Es lo que Allen denomina “horizonte de 9.000 metros”. Lo componen nuestros objetivos a 1 o 2 años vista, lo que nos gustaría alcanzar en ese plazo.

Un foco de confusión habitual en el uso del GTD es tratar los objetivos como se fueran proyectos (es decir, un elemento más de la “lista de proyectos”), puesto que encaja muy bien en la noción cotidiana y generalizada que se tiene de proyecto. En GTD, no obstante, no es así. En estos esquemas de organización, un objetivo siempre va a implicar un conjunto sucesivo de proyectos y sub-proyectos. Por poner un ejemplo, si nos marcamos el objetivo de obtener una determinada titulación universitaria en un plazo de 2 años, estaríamos ante un objetivo, no ante un proyecto (insisto: en base siempre a la terminología de GTD). Ejemplos de proyectos en GTD serían, por ejemplo: “Notas de la materia X resumidos” o “Memoria de prácticas de la materia Y redactada”. La realización de  esa sucesión de proyectos, con el tiempo, nos llevaría a conseguir la titulación requerida. Los “estudios”, por su parte, constituirían un área de enfoque: es decir, una temática que va a ocupar parte de nuestra atención y respeto a la cual fijamos objetivos y metas.

• Visión. Conocido en GTD como “horizonte de los 12.000 metros”, está compuesto por las resultantes de la pregunta “dónde nos gustaría estar en un plazo de entre 3 y 5 años”. Es decir, que serían nuestras metas a ese plazo.

Por seguir con el ejemplo anterior, si los “estudios” son para nosotros un área de enfoque, y “obtener el título en dos años”, un objetivo, una meta podría ser, por ejemplo, trabajar por cuenta propia en un ámbito relacionado con esos estudios.

• Propósito. Denominado como “horizonte de los 15.000 metros”, constituye el nivel de perspectiva más alto. También cabría denominarlo como “vida”, o “vital”, puesto que en él se afrontan esas cuestiones de ese nivel: qué llena de sentido nuestras existencias, por qué hacemos lo que hacemos, qué estilo de vida aspiramos a llevar. A menudo son éstas preguntas que no resultan fáciles de responder, pero sí parece conveniente formularlas.

Es importante subrayar también con mucho énfasis que sólo los dos primeros horizontes (acciones y proyectos) son niveles operativos o, dicho de otro modo, están integrados en el flujo de trabajo, forman parte de nuestras listas del día a día y deben someterse la revisión de manera regular. Los restantes -áreas de enfoque, objetivos, visión y propósito- son niveles que nos aporta una suerte de mapa que nos ayuda a verificar (o rectificar) nuestro rumbo cuando sea necesario. Su revisión se realiza con una periodicidad menor o de manera más puntual. Es decir, al igual que sucede con el mapa para alguien que hace senderismo, sólo se consulta de cuando resulta necesario, pero que no se lleva continuamente desplegado.

 

Resumiendo, los horizontes de enfoque quedarían del siguiente modo:

• Acciones actuales.
• Proyectos actuales.
• Áreas de enfoque (áreas de interés y responsabilidad).
• Objetivos a 1-2 años vista.
• Visión, a 3-5 años vista.
• Propósito, o vida.

Por último, conviene señalar que estos niveles deberían estar alineados. Es decir, hace falta que los proyectos que se decide emprender nos aproximen al cumplimiento de alguno de los objetivos formulados, estén asociados a nuestras áreas de enfoque y que sean coherentes con nuestra visión (metas) y propósitos vitales. Esa es, cuando menos, la idea con la que se deben formular, pues, como ya comentamos en otra entrada, ser productivo no consiste en hacerlo todo, sino en hacer lo importante. Y es precisamente ese alineamiento el que nos indica qué merece tal condición y, en consecuencia, qué se debe priorizar para conseguir efectividad.

 

Entradas relacionadas:

• Los componentes de los diferentes niveles de perspectiva