GTD BÁSICO. El hábito de “hacer”

Tras detallar en los artículos anteriores la gestión del flujo de trabajo en GTD (hábitos de recopilar/capturar, procesar/aclarar, organizar, y revisar/reflexionar), llega la hora de abordar del último hábito: hacer. Esto es, seleccionar sucesivamente elementos de próximas acciones y resolverlos. 

Una vez se aplicaron los anteriores hábitos, lo habitual es que se llegue a este punto con un listado de próximas acciones repleto de elementos y, por lo tanto, con múltiples posibilidades de actuación. Como ya se dijo en otras ocasiones, solo debe abordarse uno cada vez. Es necesario, por lo tanto, tratar los criterios que cabe seguir para adoptar una de las decisiones más importantes en materia de productividad personal y efectividad: decidir qué hacer ahora.

¿Qué hacer ahora?

El método GTD propone cuatro criterios para decidir el trabajo que se debe afrontar en cada momento. Son los siguientes:

• Situación, o contexto de trabajo
• Tiempo disponible
• Energía disponible
• Prioridad

Veamos en detalle lo que implica cada uno de estos ítems.

Situación o contexto

La situación hace referencia la aquellos condicionantes que limitan las próximas acciones que se pueden hacer en cada momento, lo que en GTD se denomina contextos. Por ejemplo, si determinadas actividades un solo puede hacerlas cuando está en la oficina, “Oficina” será uno de sus contextos. Otro puede ser “Casa”, porque, regar el césped, por ejemplo, no se puede hacer cuando uno está en la biblioteca en la que suele estudiar. He ahí que resulte importante que el listado próximas acciones esté dividido en sub-listados por contexto, o que al menos se disponga de alguna manera ágil de filtrar el listado para solamente visualizar las que se pueden materializar en el contexto en el que uno se encuentra en cada momento (la mayor parte de las herramientas informáticas permiten hacer esto gracias al sistema de etiquetas que suelen incorporar).

Algunos ejemplos de contextos, entre muchos otros, pueden ser los siguientes:

• Ordenador (para aquello que solo podemos hacer cuando se tenga este a mano).
• Casa (para aquello que tenemos necesariamente que hacer en nuestra casa).
• Oficina/despacho (para aquello que solo podemos hacer en ese emplazamiento, porque necesitamos la cercanía de nuestros/as compañeros/as, o herramientas o materiales que solo tenemos allí, etc.).
• Recados (para esas tareas que implican “ir a la ciudad” o “salir a la calle” y que se consultaría cuando se presente esa contingencia).

La clave es detectar cuáles son nuestros principales para poder filtrar las próximas acciones de manera que, en cada momento, solo se visualicen las que se pueden abordar en ese instante.

Tiempo disponible

Como su nombre indica, este criterio de elección alude al tiempo del que se dispone para trabajar en ese momento. Si sólo se tienen 15 minutos, por ejemplo, lo ideal será optar por una próxima acción que se pueda completar en ese lapso. Si se tienen varias horas por delante, por el contrario, puede ser buena idea aprovechar esa circunstancia para abordar aquellas que van a requerir más tiempo, reservando las acciones de rápida acometida para los lapsos temporales más breves.

Algunos usuarios de GTD, además de filtrar por contexto, también lo hacen en base a la previsión de tiempo que va a requerir a misma (por ejemplo, con tres categorías: menos de media hora, más de media hora, más de una hora). Con todo, ese filtrado puede hacerse sin etiquetas, simplemente revisando el listado correspondiente al contexto en cuestión y escogiendo la más ajustada al tiempo disponible.

Energía disponible

Lo habitual va a ser que no todas las próximas acciones que aparecen en el listado sean igualmente exigentes. Algunas requerirán de nosotros máxima concentración, y otras serán más livianas o rutinarias. Uno de los consejos más repetidos en materia de productividad personal y efectividad consiste en aprovechar los momentos en los que se dispone de más energía para abordar las tareas más exigentes. Aunque dependerá de los diferentes biorritmos de cada cual, estos suelen presentarse en las primeras horas de la mañana, por eso también se suele decir que no se debe comenzar el día leyendo el correo electrónico, sino abordando aquello que es más exigente y, en consecuencia, que requiere más frescura mental. Como en el caso anterior, cabe crear un sistema de etiquetado en base a esta exigencia de energía (alta, media y baja, por ejemplo), aunque no es imprescindible, es suficiente con tener en cuenta este hecho cuando se seleccione la tarea a abordar.

Prioridad

A prioridad de una determinada actividad se evalúa por comparación: qué próximas acciones del listado merecen que se les otorgue prioridad respeto a las demás. Resulta muy importante que esta priorización se efectúe en base a criterios objetivos, como por ejemplo, la importancia de esa actividad para que se materialicen los objetivos a medio y largo plazo (es decir, aplicando perspectiva), si la actividad está o no vinculada a una fecha de entrega objetiva e ineludible, las consecuencias que tendrá no terminarla a tiempo, etc. Como en los casos anteriores, cabe etiquetar (la mayor parte de las herramientas permiten hacerlo con facilidad) y base a prioridad (alta, media y baja, por ejemplo), pero también se puede hacer de modo directo.

En resumen

La elección de la próxima acción a abordar en cada momento debe contemplar, antes de nada, el fenómeno de los contextos: lugares, herramientas, personas o circunstancias que limitan lo que podemos y no podemos hacer en un momento dado. Para que la cantidad de acciones a consultar no sea excesivamente larga, conviene tener nuestro listado próximas acciones segregado por contextos, o al menos organizado de manera que hacer un filtrado por contexto resulte ágil y rápido.

Contemplado esto, que de por sí ya va a reducir mucho el número de opciones, la próxima acción a efectuar se escoge en base a tres criterios: tiempo disponible, energía disponible y prioridad relativa. La clave es renunciar a la tentación de abordar “lo más apetecible” (que nos puede llevar la procrastinar tareas importantes o exigentes pero necesarias) para escoger aquello que nos va a permitir hacer un uso óptimo de nuestro tiempo y energía y que tendrá más impacto positivo en nuestros objetivos.