GTD BÁSICO. El hábito de “revisar / reflexionar”

Como ya se dijo en otras ocasiones, la gran utilidad de GTD consiste en que constituye una suerte de disco externo complementario a nuestra mente. Este método de organización personal, al facilitar la posesión de un sistema fiable para recordar compromisos, tareas pendientes, objetivos fijados, etc., ayuda a que el usuario, en el día a día, esté más enfocado y centrado en el “aquí y ahora” (un aspecto clave de la efectividad), al tiempo que le ahorra la ansiedad que genera en la mente el intento de retener de memoria múltiples asuntos pendientes de atender (el llamado Efecto Zeigarnik).

Para que el GTD nos ayude a conseguir este equilibrio, no obstante, se debe someter el sistema a revisiones periódicas, con el doble objeto de mantenerlo actualizado y, además, para conseguir que suscite en el usuario la confianza suficiente como para que delegue en él la retención de asuntos que, de otra manera, tendería a llevar en mente, con la consiguiente y ya citada pérdida de enfoque.

Aunque esto implique una importante cuota de subjetividad, se indica a continuación la que podría considerarse la periodicidad de revisión que conviene aplicarle a cada una de los listados revisables del GTD.

Revisión / Reflexión diaria

Próximas acciones. Se trata del listado de trabajo, así que se revisa y emplea a diario, tachando las acciones que se van resolviendo y añadiendo las que se considere pertinente.

Listado de proyectos. También conviene revisarla a diario, eliminando los proyectos que se hayan culminado, añadiendo los que sea necesario crear y enviando al listado próximas acciones aquellas siguientes acciones derivadas de los proyectos concretos de la lista que se quieran hacer avanzar en esa o en las siguientes jornadas. Recordemos que la función de la lista próximas acciones es contener aquello que nos comprometemos a hacer en cuanto nos sea posible.

Agenda / Calendario. Conviene revisarla a diario, para tener claro en todo momento qué compromisos se tienen adquiridos, con fecha y hora prefijada, para ese día o los siguientes.

Revisión / Reflexión semanal

Esperando. Listado de temas delegados a personas o entidades externas y a los que les hay que hacer seguimiento. Conviene revisarla al menos una vez a la semana. También cabe la posibilidad de segregarla en base a las periodicidades de revisión que se considere necesario establecer: en un sub-listado, los seguimientos que hay que revisar semanalmente, en otra lo que se puede revisar cada mes o más puntualmente, etc.

Algún día – Quizás. Listado de posibilidades, temas sin fecha concreta y/o respeto a los cuales aún no se tomó una decisión definitiva. Hay que revisarla al menos una vez a la semana. Como sucede en el caso anterior, conviene como mínimo hacer una segregación: un sub-listado para aquello que necesariamente hay que revisar semanalmente y otra/s, para lo cual no necesita tal periodicidad o que solo se va a consultar puntualmente.

Revisión / Reflexión sin periodicidad definida

Para los componentes de la variable perspectiva (áreas de enfoque, objetivos, visión y propósito) del GTD, no es necesario definir una periodicidad de revisión / reflexión preestablecida, es suficiente con hacerlo con la periodicidad que el usuario considere necesaria para encuadrar su actividad diaria en un marco de significados claro y con visión de futuro. Esto es, para ganar en perspectiva, evaluando si el trabajo diario está alineado con el propósito del usuario, sus objetivos a medio y largo plazo, etc., y si está sirviendo para que se aproxime a su realización.

En resumen

De modo esquemático, se indicarán los diferentes listados y la correspondiente frecuencia de revisión / reflexión:

Próximas acciones. A diario.

Listado de proyectos. A diario.

Esperando. Semanal.

Algún día – Quizás. Semanal.

Áreas de enfoque, propósito, visión a 3-5 años y objetivos a 1-2 años. Con la frecuencia que se considere necesaria para mantener la perspectiva.

En próximos artículos se añadirán algunos matices a la frecuencia y la organización de las diferentes revisiones periódicas.

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