Consellos breves de efectividade: “mantén ordenado o teu espazo de traballo”

Como se dixo noutras ocasións, manter o espazo de traballo ordenado, sexa un escritorio, un estudo, un taller ou o disco duro dun ordenador, é unha das claves da efectividade. Resulta obvio que a desorde, por mor das dificultades para dar con isto ou estoutro, constitúe un foco de continuas perdas de tempo, o que torna ineficiente calquera actividade. Porén, este só é un dos seus aspectos negativos. A orde tamén resulta fundamental para manter a concentración (que é, non o esquezamos, o noso recurso chave), posto que o seu contrario, a desorde, tende de seu a se converter nunha fonte de distracción e desconcentración. Despois de todo, se un traballa na súa tese e, en canto precisa o lapis, o atopa, seguirá concentrado, pero se para dar con el é preciso lanzar unha operación de busca e captura, loxicamente non. Ou non cando menos na tese, que sería o desexábel.

Noutra entrada falouse da técnica 5S, ideal para manter espazos de traballo limpos e ordenados de xeito permanente; aplicala constitúe unha canle ideal para conseguir dito resultado. Se non se desexa seguir un método tan estruturado, cabe cando menos aplicar as seguintes consignas básicas:

• Eliminar os elementos innecesarios. É dicir, non acumular obxectos (documentos, ferramentas, arquivos…) porque si, senón con criterios de utilidade. Lembremos que a simplicidade contribúe á efectividade, e que a idea non é “ter todo o necesario” senón “só o necesario”.

• Establecer un lugar fixo para cada elemento, e coidarse de devolver cada obxecto a dito lugar despois de cada uso. Aquilo que non ten un espazo ou lugar claramente definido, necesariamente acabará orbitando por toda a estancia. É dicir, xusto o que se quere evitar.

• Situar máis preto o que se usa con máis frecuencia, e máis afastado o que se emprega menos. Isto é, sobre o escritorio só aquilo que se usa a diario; nun caixón próximo o que se emprega cada semana, nun andel da estancia aquilo do que se bota man cada quincena, e así sucesivamente.

• Procurar ter no posto de traballo só aquilo que se precisa nese momento. Acotío esta consigna pode resultar complexa de seguir. Cando se trata dun escritorio, unha maneira de acadalo pode ser agrupando a documentación por proxecto ou obxectivo. De se agrupar toda a documentación asociada ao traballo de final de grado nun arquivo ou cartafol, por exemplo, poderase levar este até a mesa cando se vaia traballar no tema, e volver recoller todo cando se deixe dita tarefa. Se os restantes proxectos están organizados da mesma maneira, só se trata de repetir ese mesmo proceso en cada ocasión.

En resumo

Manter o espazo de traballo ordenado axuda a aforrar perdas de tempo e tamén a manterse concentrado/a, de xeito que constitúe un proceder fundamental para a produtividade persoal. Conseguilo implica afacerse a acatar un conxunto de regras sinxelas e doadas de aplicar. O único que se nos pedirá, xa que logo, será a perseveranza precisa para converter esas prácticas en hábitos que se despreguen de xeito natural.

Entradas relacionadas:

• O poder dos límites. Organizándonos mellor en base aos principios da simplicidade
• As “5S”. A metodoloxía xaponesa para conseguir espazos ordenados de modo permanente