GTD BÁSICO. Los hábitos de “procesar/aclarar” y de “organizar”

Una vez se está empleando la bandeja de entrada para el hábito de recopilar/capturar, conviene pasar a su procesado, un segundo hábito que consiste en determinar qué significa o implica ese elemento para ti (es decir, el hábito de procesar/aclarar) y, en función de eso, pasarlo al listado que corresponda (tercero hábito: organizar). Aunque se trata de dos hábitos diferentes, procesar/aclarar y organizar nunca se hacen por separado, puesto que la resultante del primer paso siempre es dejar organizado el elemento aclarado. Esa es la razón por la que conviene explicar ambos pasos de forma conjunta.

Para hacer más gráfica la explicación, se recurrirá la una serie de hipotéticos elementos que pueden aparecer en una bandeja de entrada.

El conjunto de listados propuesto por GTD

Primero recordaremos muy brevemente los diferentes listados que se emplean en GTD, cuyas funciones ya fue citada con más detalle en otro artículo:

  • Bandeja de entrada. Es donde recopilamos/capturamos.
  • Próximas acciones. Este es el listado de trabajo: es decir, en el que se anotan las tareas que nos comprometemos a resolver en cuanto nos sea posible. Las acciones deben redactarse empleando verbos en infinitivo: escribir, enviar, redactar, telefonear, etc.
  • Listado de proyectos. Se trata del listado en la que se anota aquello que queremos realizar y que implica más de una acción física visible. Los proyectos se nombran empleando verbos en gerundio, como si lo que lo se quiere conseguir ya fuera un hecho. Si se nos avería el coche: “Disponiendo del coche en perfecto estado”.
  • Esperando. Se trata del listado en el que se anota todo aquello que se delega o se le encarga a alguien o la alguna entidad externa. Es decir, en esta lista se recoge aquello a lo que le queremos hacer “seguimiento”. Enviar un tema a este contenedor se denomina “delegar”.
  • Algún día – Quizás. Es donde anotamos todo aquello respeto a lo cual puede que queramos hacer algo, pero que no vamos a tomar una decisión firme ahora. Por lo general, aquí se anotan “posibilidades”. Enviar un tema a este contenedor se denomina “incubar”.
  • Agenda/Calendario. Como su nombre indica, se trata una agenda o calendario común, que en GTD se emplea única y exclusivamente para anotar aquellas actividades que hay que hacer un día concreto a una hora determinada.
  • Referencias. Se trata del receptáculo para todo aquello que queremos conservar por tiempo indefinido pero que no implica ningún tipo de acción, sólo se trata de material de consulta que se desea conservar.
  • Material de apoyo. Ídem anterior, pero de utilidad temporal y vinculado, por lo general, la un proyecto concreto.

Procesando/aclarando elementos de una bandeja de entrada

Presupongamos ahora que en la bandeja de entrada tenemos recopilados/capturados los siguientes elementos:

a) Libro visto en el escaparate de una librería y cuya lectura nos pareció de interés.

b) Artículo que nos gustó y queremos conservar.

c) Detectamos que necesitamos llevar el coche a pasar la ITV.

Procedamos ahora a aclarar y organizar cada uno de los elementos:

a) Libro visto en el escaparate de una librería y cuya lectura nos pareció de interés.

Diferentes posibilidades:

  • Si la decisión de leerlo es firme y para lo antes posible, debería incluirse en Próximas acciones: “Adquirir el libro x”.
  • Si la decisión de leerlo es firme, pero conseguirlo, por la razón que fuere, implica más de una acción física visible, entonces se debería incorporar el tema a al Listado de proyectos, bajo la denominación “Libro X conseguido”. A continuación, se deberían segmentar las que serían las acciones que implicaría, que pasaríamos al listado Próximas acciones a medida que se resuelva acometerlas en cuanto sea posible. Se redactarían, por ejemplo, de la siguiente manera: “Llamar la María para preguntarle la María se tiene el libro X”. Si resulta que sí lo tiene y se queda con ella para el próximo martes a las 20:00 horas para que te lo entregue en tal lugar, entonces se debería anotar esa cita en la Agenda.
  • Si no se quiere decidir todavía al respeto, pero sí guardar el tema para ponderarlo más adelante, habría que pasar ese elemento a nuestra incubadora. Es decir, al listado Algún día-Quizás.

b) Artículo que nos gustó es que queremos conservar

Se trata de un elemento típico del listado Referencias, puesto que sólo se conserva para futuras posibles consultas. Sin embargo, en ocasiones un artículo puede derivar también en acciones, cuando por ejemplo, se desea además recomendarlo. Entonces pasaría a Próximas acciones de la siguiente manera: “Compartir con Manuel por correo electrónico el artículo X”.

c) Detectamos que necesitamos llevar el coche a pasar la ITV

Este tema parece un candidato ideal para convertirse en un proyecto, puesto que no resulta posible resolverlo con una única acción física. De este modo, pasaría el Listado de proyectos bajo la denominación “Coche con la ITV al día”. En Próximas acciones cabría incluir “Localizar el centro de revisiones más cercano” y “Llamar y pedir cita para pasar la ITV”. Una vez se tenga la misma, lo lógico es anotar a misma en la Agenda (implica fecha y hora precisa).

Sin embargo, este tipo de asuntos en ocasiones se organizan de otra manera. Imaginemos, por ejemplo, que delegamos en alguien esta actividad (un amigo, nuestro mecánico habitual -algunos talleres ofrecen ese servicio-, o nuestra pareja se ofrece a hacerlo). En ese caso, habría que anotar el tema en Esperando, puesto que sólo se trataría de hacerle seguimiento a la actividad, para verificar que se efectuó según lo acordado.

Para finalizar

Como sucede con cualquier otro hábito, en los comienzos procesar/aclarar implica cierto tiempo, pero éste se reduce progresivamente hasta convertirse en un paso muy rápido, a medida que se practica. Ayuda a este proceso que se acaten un conjunto de reglas sencillas, entre las que destaca la llamada regla de los 2 minutos, que nos sugiere que, si resolver algún elemento de la bandeja de entrada nos lleva menos de ese tiempo, mejor despacharlo en el acto en no molestarse en organizarlo.

Espero que lo expuesto contribuya a visualizar cómo proceder en este dúo de pasos del método GTD. En cualquier caso, en próximas entradas se mostrarán más ejemplos de los hábitos procesar/aclarar y organizar.

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