Claves GTD. Clave 4: Segmentación de tareas y erradicación de la procrastinación

Claves GTD. Clave 4: Segmentación de tareas y erradicación de la procrastinación

En anteriores entradas (1, 2 y 3) se enumeraron algunas de las claves que explican la eficacia método GTD. En ésta nos centraremos en otro aspecto: la segmentación de las tareas en pequeños pasos.

Cualquier actividad de envergadura resulta mucho más fácil de abordar si, en vez de observarla en su globalidad, nos ceñimos a un único paso concreto. Esa es la definición de “acción” en GTD: toda acción física indivisible que hay que efectuar para conseguir un determinado resultado. De este modo, la reposición de los cartuchos de tinta de una impresora implicaría las siguientes acciones:

  • Retirar de la impresora el cartucho agotado.
  • Comprar un nuevo cartucho (modelo XYZ).
  • Colocar el nuevo cartucho en la impresora.
  • Hacer una prueba de impresión.

Según la definición que se postula en GTD, esto convertiría esta actividad en un proyecto, puesto que implica más de una acción física. Y si bien en un caso como este la segmentación de las acciones puede parecer que posee una relevancia menor, esta percepción cambia cuando se trabaja con proyectos de mayor envergadura. Una de las causas de la procrastinación radica precisamente ahí, en el hecho de que determinados resultados se perciben como demasiado “largos” o “arduos”. Por poner un caso, la realización de un trabajo de final de grado (TFG en adelante) puede hacer que un estudiante retrase su acometida una y otra vez. Sin embargo, si previamente se identifican las primeras acciones que hay que acometer para comenzar (“marcar entrevista con el director de TFG”, “listar las consultas a efectuarle al director en la entrevista concertada”, “acudir a la entrevista en la fecha establecida”, etc.) hace que ese proceso de arranque se simplifique mucho, atenuando la tentación de dejar su abordaje para otro momento.

Segmentar todo resultado a conseguir en pequeños pasos más manejables simplifica mucho el trabajo y atenúa la tendencia a la dilación y, en resumen, nos hace ser mucho más efectivos. Otra de las praxis que implica GTD y que, objetivamente hablando, resulta muy aconsejable aplicar.

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