GTD BÁSICO. O hábito de “revisar / reflexionar”

Como xa se dixo noutras ocasións, a grande utilidade de GTD consiste en que constitúe unha sorte de disco externo complementario á nosa mente. Este método de organización persoal, ao facilitar a posesión dun sistema fiable para recordar compromisos, tarefas pendentes, obxectivos fixados, etc., axuda a que o usuario, no día a día, estea máis enfocado e centrado no “aquí e agora” (un aspecto clave da efectividade), ao tempo que lle aforra a ansiedade que xera na mente o intento de reter de memoria múltiples asuntos pendentes de atender (o chamado Efecto Zeigarnik).

Para que o GTD nos axude a conseguir este equilibrio, non obstante, é preciso someter o sistema a revisións periódicas, co dobre obxecto de mantelo actualizado e, ao tempo, para conseguir que suscite no usuario a confianza suficiente como para que delegue nel a retención de asuntos que, doutra maneira, tenderemos a levar en mente, coa conseguinte e xa citada perda de enfoque.

Aínda que isto implique unha importante cota de subxectividade, indícase a continuación a que podería considerarse a periodicidade de revisión que convén aplicarlle a cada unha das listaxes revisables do GTD.

Revisión / Reflexión diaria

Próximas accións. Trátase da listaxe de traballo, así que revíase e emprégase a diario, riscando as accións que se resolvan e engadindo as que se considere pertinente.

Listaxe de proxectos. Tamén convén revisala a diario, eliminando os proxectos que se teñan culminado, engadindo os que sexa preciso e enviando á listaxe próximas accións aquelas seguintes accións derivadas dos proxectos concretos da lista que se queiran facer avanzar nesa ou nas seguintes xornadas. Lembremos que a función da lista próximas accións é conter aquilo que nos comprometemos a facer en canto nos sexa posible.

Axenda / Calendario. Convén revisala a diario, para ter sempre claro qué compromisos se teñen adquiridos, con data e hora prefixada, para ese día ou os seguintes.

Revisión / Reflexión semanal

Esperando por. Listaxe de temas delegados a persoas ou entidades externas e aos que lles hai que facer seguimento. Convén revisala cando menos unha vez á semana. Tamén cabe a posibilidade de segregala en base ás periodicidades de revisión que se considere necesario establecer: nunha sub-listaxe, os seguimentos que hai que revisar semanalmente, noutra o que se pode revisar cada mes ou máis puntualmente, etc.

Algún día – Quizais. Listaxe de posibilidades, temas sen data concreta e/ou respecto aos cales aínda non se tomou unha decisión definitiva. Cómpre revisala cando menos unha vez á semana. Como acontece no caso anterior, convén como mínimo facer unha segregación: unha sub-listaxe para aquilo que necesariamente hai que revisar semanalmente e outra/s, para o que non precisa tal periodicidade ou que só se vai consultar puntualmente.

Revisión / Reflexión sen periodicidade definida

Para os compoñentes da variable perspectiva (áreas de enfoque, obxectivos, visión e propósito) do GTD, non é preciso definir unha periodicidade de revisión / reflexión preestablecida, abonda con facelo coa periodicidade que o usuario considere necesaria para encadrar a súa actividade diaria nun marco de significados claro e con visión de futuro. Isto é, para gañar en perspectiva, avaliando se o traballo diario está aliñado co noso propósito, obxectivos a medio e longo prazo, etc., e se está a servir para achegarnos á súa realización.

En resumo

De modo esquemático, indicaranse as diferentes listaxes e a correspondente frecuencia de revisión / reflexión:

– Próximas accións. A diario.

– Listaxe de proxectos. A diario.

– Esperando por. Semanal.

– Algún día – Quizais. Semanal.

– Áreas de enfoque, propósito, visión a 3-5 anos e obxectivos a 1-2 anos. Coa frecuencia que se considere necesaria para manter a perspectiva.

En vindeiros artigos engadiranse algúns matices á frecuencia e a organización das diferentes revisións periódicas.