Como se comentou noutra entrada, as interrupcións son suspensións temporais da actividade que se está desenvolvendo por mor da intervención doutra persoa. Ditas irrupcións poden estar máis ou menos xustificadas pero, dun ou doutro xeito, o resultado será que o noso cerebro se verá forzado a mudar de foco de atención, cambio que implicará perder a concentración, un recurso clave que cómpre protexer proactivamente, posto que, como xa se dixo noutra ocasión, recuperala non constitúe un proceso inmediato nin que a que nosa mente poida facer sen lle supor un esforzo importante.

Non obstante, non é menos certo que sufrir certo número de interrupcións ao longo da xornada resulta difícil de evitar, por non dicir que resulta totalmente imposible en contornas de traballo en grupo (departamentos, oficinas, fábricas…). Porén, isto non é óbice para que non se poidan definir e aplicar unha serie de estratexias que reduzan o seu número ou cando menos mitiguen os seus efectos perniciosos.

Antes de máis nada, convén resaltar que, no que atinxe a como se producen, existen cando menos dous tipos de interrupcións: as efectuadas mediante a presenza física desa persoa (é dicir, alguén acude á nosa mesa de traballo), ou mediante unha ferramenta de comunicación (teléfono, wasap, etc.). Esta distinción é importante porque tamén é algo que cómpre ter en conta á hora de formular estratexias protectoras.

 

Algunhas destas estratexias son válidas para ambos os dous tipos de interrupcións, como por exemplo:

Implantar o hábito de traballar sempre cunha ferramenta de recompilación a man

Unha ferramenta de recompilación (ou “bandexa de entrada”, como se denomina en GTD), é un soporte que se emprega para anotar aqueles asuntos que xorden “sobre a marcha” (unha folla en branco e un bolígrafo adoitan ser máis que suficientes para comezar). Un dos erros que se adoita cometer cando alguén nos solicita algo (sexa por teléfono, correo ou en persoa) é cambiar de inmediato de actividade para atender ese tema. Pode haber ocasións nas que a solicitude, pola súa propia natureza, esixa unha actuación rápida, pero non sempre é desa maneira. Un dos motivos polos que se tende a abordar a novidade é precisamente por iso, porque é unha novidade (algo que, de seu, favorece a captura da atención), e tamén porque así se evita o risco de esquecer o tema. A función da ferramenta de recompilación é, polo tanto dupla:

• Evitar esquecementos. O novo asunto queda anotado nun soporte no que confiamos, porque o empregamos e revisamos a diario.

• Arrefriar o tema. No canto de lanzármonos sobre a novidade, só porque é a novidade, deixamos que sistema de “resposta quente” do noso cerebro se mitigue, para, a posteriori, xa con repouso, ponderar a relevancia e prioridade que merece a anotación en cuestión.

Como se dixo, o uso dunha ferramenta de recompilación pode ser un bo xeito de mellorar a xestión das interrupcións, prodúzanse estas pola chegada dunha persoa (un compañeiro de traballo, na meirande parte dos casos) ou mediante o uso dunha ferramenta de comunicación.

 

No que atinxe ás estratexias específicas para as interrupcións deste segundo tipo (vía ferramenta), estas son algunhas cuxo uso cabe ponderar:

Desactivar os avisos acústicos do e-mail, wasaps e das diferentes redes sociais

Eses sinais (acústicos ou vibrátiles) aportan moi pouco, só adoitan servir para interromper o noso traballo, distraernos ou convidarnos a un continuo cambio de foco de atención. Como se viu noutra entrada, cómpre protexer a nosa concentración e tamén evitar a tentación da multitarefa, que nada aporta. A clave da produtividade é “estar ao que se está”. Os avisos, polo tanto, constitúen un obstáculo para conseguilo.

Consultar o correo electrónico, o wasap ou as redes sociais a horas prefixadas

Trátase dun bo complemento ao exposto no punto anterior. Unha práctica cuxa pertinencia convén ponderar é a de substituír o hábito de consultar o correo ou as redes sociais continuamente ou con cada chegada dunha nova comunicación, polo costume de facelo a horas predeterminadas. Por exemplo, seguindo unha pauta fixa de tres ocasións ao día, que poderían ser: 10:30 AM, 13:00 AM e 16:30 PM. Deste xeito, facilitaríase unha actividade máis concentrada, coa que se garante “un tempo para cada cousa”.

En determinados momentos, desconectar e simplemente concentrarse

Apagar ou silenciar o móbil e os demais dispositivos de comunicación durante determinados lapsos temporais pode ser unha relaxante (e produtiva!) medida. Estar conectado é hogano algo fundamental, pero nada obriga a que esta conexión sexa permanente, a todas horas e incondicional. O silencio e tranquilidade tamén merecen un oco nas nosas vidas. Un hábito que pode ser recomendable é, polo tanto, proporcionarse lapsos de desconexión. Isto segundo é especialmente relevante cando se traballa en actividades altamente esixentes, que precisan implicación e unha atención plena. Non paga a pena permitir que ese estado da conciencia, unha vez se conseguiu, sexa rachado por un asunto menor que se podería atender nun intre máis propicio.

Cando temos visita…

Vistas as estratexias que cabe despregar para unha mellor xestión das interrupcións vía ferramenta de comunicación, convén sinalar algunha para cando estas se producen vía presenza física dunha persoa.

Antes de máis, sinalar que este tipo de interrupcións adoitan ser máis complexas de xestionar. Despois de todo, en calquera traballo colectivo a colaboración mutua resulta moi importante para a consecución dun ambiente saudable, por iso cómpre actuar con moito tento unha vez se achega un compañeiro de traballo para, por exemplo, pedir axuda. Para mitigar os efectos perniciosos deste tipo de interrupcións sen desatender a esa persoa, podemos por exemplo:

Adiar brevemente o cambio de tarefa ao que nos compelen

Esta estratexia consiste, sendo breve, en aceptar a petición pero solicitar tamén un tempo para rematar aquilo que se ten entre mans. Constitúe, polo tanto, unha expresión de asertividade: protexer os nosos dereitos sen vulnerar os dos demais.

Un diálogo típico podería ser este:

            – Ola, Antonio. Precisaría a túa axuda para rematar o informe do mes pasado. Podes botarme unha man?

            – Precisas que sexa agora mesmo?

            – Si, é urxente. Teño que entregalo xa.

            – Ok. Preciso media hora para rematar isto co que estou. En canto termine, paso pola túa mesa.

Agás nos casos nos que a propia natureza da demanda requira unha actuación inmediata (é dicir, que se trate dunha emerxencia), o normal é que se acceda a proporcionar ese tempo extra. Con el poderase rematar o que se estaba facendo, ou cando menos pechar algún fito concreto, unha microtarefa (se se redacta unha memoria de proxecto, por exemplo, é posible que non poidamos rematala, pero si cando menos caberá culminar o apartado que se redactaba nese intre). Deste xeito, estarase a protexer tanto a concentración da nosa mente como o san clima de colaboración mutua.

En resumo

En vindeiras entradas seguiranse definindo máis estratexias facilmente aplicables para reducir o impacto que sobre a nosa produtividade persoal teñen tanto as interrupcións como as distraccións.

En resumo do exposto, sinalar que podemos eliminar ou mitigar estas coas seguintes praxes:

• Empregando unha ferramenta de recompilación para anotar as novidades sen cambiar de tarefa.
• Desactivando os avisos de chegada de correo, os das redes sociais, os wasap, etc., para que non provoquen un continuo cambio de foco de atención.
• Consultando o correo e as demais instrumentos de comunicación só nun número limitado de momentos ao longo do día, non continuamente.
• Desconectando de cando en vez as ferramentas de comunicación para garantirnos tempo de silencio e concentración.
• Adiando o cambio de tarefa cando nos interrompe unha persoa. É dicir, aceptar a solicitude de axuda, pero pedir un tempo para rematar a microtarefa coa que nese intre se está.