GTD BÁSICO. Reglas para procesar/aclarar adecuadamente

En el anterior artículo se comentaba en qué consistían los pasos procesar/aclarar y organizar los elementos recopilados/capturados en las bandejas de entrada. En este procederemos a subrayar algunas reglas que ayudan a simplificar y hacer más eficiente este paso del método GTD.

Por estricto orden

Uno de los errores que se comete en ocasiones es recorrer la bandeja de entrada a la búsqueda de los elementos más relevantes, para darles prioridad. Esto puede llevarnos a desarrollar un hábito desaconsejable: evitar el procesado/aclarado de parte de los elementos capturados. Y, además de eso, alargaría el paso, puesto que nos llevaría a recorrer el contenedor una y otra vez, en vez de centrarnos en procesar/aclarar y organizar elemento a elemento. La manera de evitarlo es sencilla: simplemente, procesa por estricto orden.

Un elemento cada vez

Como se dijo en otras ocasiones, la concentración y el enfoque son clave para la efectividad. Y eso en ocasiones implica fijar límites, ceñirse a una cantidad acotada de información. Por eso conviene resistir la tentación de, mientras se procesa/aclara un elemento, mirar de reojo a los siguientes. De ese modo solo se consigue perder enfoque y, en consecuencia, procesar peor y más lentamente.

Nada vuelve a la bandeja de entrada sin procesar/aclarar

Si se tienen dudas sobre algún elemento, hay que esclarecerlas, sin devolver el elemento a la bandeja de entrada, como si la devolución fuese a resolver el problema. Se trata de una tentación que conviene aprender a resistir, para lo cual solo hay que seguir esta regla: una vez se seleccionó un elemento de la bandeja de entrada, nunca se devuelve a ésta sin procesarlo/aclararlo y organizarlo.

Si revolver el tema lleva menos de 2 minutos, ¡hazlo ya!

En ocasiones los elementos recopilados/capturados implican pequeñas tareas que resultan muy sencillas de resolver. Si conseguirlo implica menos de 2 minutos, lo ideal es despachar el tema y no molestarse en organizarlo.

En resumen

Todo lo indicado puede resumirse en la conveniencia de procesar/aclarar por estricto orden, prestando toda la atención a cada uno de los elementos y sin devolver nunca nada a la bandeja de entrada sin procesar/aclarar. Y, si resolverlo lleva menos de 2 minutos, mejor hacerlo ya.