GTD BÁSICO. El hábito de recopilar/capturar

Como se dijo en una entrada anterior, el método GTD no proponen el siguiente conjunto de hábitos para la obtención del control:

  • Recopilar/Capturar.
  • Procesar/Aclarar.
  • Organizar.
  • Revisar/Reflexionar.
  • Hacer

En la entrada actual nos centraremos en el primero hábito: Recopilar/Capturar.

El hábito de “recopilar/capturar”

Recopilar/Capturar en GTD consiste en, como su nombre indica, capturar todo aquello que atrape nuestra atención y respeto a lo cual queremos hacer algo. Conviene señalar que en GTD no se hacen distinciones entre asuntos laborales y personales, sino que se trata de una metodología integral. Aplicar correctamente este hábito implica, en consecuencia, atrapar en un soporte externo todo lo que asoma en la pantalla del nuestro radar mental y después depositarlo en un único lugar, que llamaremos bandeja de entrada. Esta puede ser un cuaderno de bolsillo, una hoja en blanco, un cuaderno digital… El formato por el que se opte es lo de menos, lo importante es que al usuario le resulte ágil de utilizar, de acceso fácil y cómodo, de manera que pueda anotarlo todo en un soporte externo. Este acto de “sacar las cosas nuestra cabeza”, como se vio en otras entradas (1 y 2) ya marca por sí solo una gran diferencia.

De momento, solo hay que tomar nota, no decidir

Otra de las claves para recopilar/capturar adecuadamente es retrasar la toma de decisiones. Es decir, cuando surge algo nuevo, solo tenemos que anotarlo… precisamente para poder desentendernos del tema, por el momento. La clave es que todo esté recopilado adecuadamente para después, cuando tengamos un conjunto de capturas, proceder con el siguiente hábito: procesar/aclarar. Entonces será cuando se tomarán las decisiones.

¿Cuántas bandejas de entrada se necesitan para recopilar/capturar?

Lo ideal sería tener solo una, esto le daría al proceso una mayor agilidad. Sin embargo, suelen tenerse como mínimo tres. Son las siguientes:

  • Bandeja de entrada para anotaciones. Como se indicó antes, puede ser un cuaderno de bolsillo (la necesidad de anotar puede surgir en cualquier instante, por lo que la movilidad es un factor importante) o también una aplicación móvil que permita realizar anotaciones. Este tipo de aplicaciones resulta sumamente práctica, puesto que permiten capturar mediante toma de notas, pero también sacando fotografías (ideal, por ejemplo, para carteles de eventos) o realizando grabaciones (excelentes para cuando resulta incómodo teclear y se necesita apuntar algo), con la ventaja añadida de que, como sucede con Evernote (puede que la más extendida en la actualidad), el proceso de sincronización es automático, de modo que para cuando uno se pone ante el ordenador ya dispone de las anotaciones en el mismo, sin necesidad de copiarlas.
  • Bandeja de entrada para papel. Ese será el receptáculo en el que depositaremos aquello que nos llegue en formato papel (cartas, trípticos, folletos publicitarios, recibos, facturas en papel, etc.).
  • Bandeja de entrada del correo electrónico. En efecto, esa también es una bandeja en la que recopilamos in-puts que tenemos que posteriormente procesar/aclarar.

Obviamente, el número de bandejas de entrada puede crecer en función de si trabajamos en varios emplazamientos (lo que en GTD se denomina “contextos”), y puede ser que necesitemos una bandeja para documentos en papel en el lugar de trabajo y otra para nuestro escritorio de casa. Esto dependerá de las particularidades de cada cual. La clave es, en cualquier caso, disponer de los receptáculos (sean físicos o digitales) en lo que aplicar de manera rápida y ágil el hábito de recopilar/capturar.

¿Qué se debe recopilar/capturar?

Con respecto a este hábito, señalar que ahí pueden (y de hecho, deben) incorporarse todo tipo de inputs o elementos entrantes. No se trata solo de realizar anotaciones referidas a asuntos laborales (nuevas tareas que surgen, por ejemplo) sino todo tipo de asuntos que atrapan nuestra atención y pueden requerir que se haga algo al respeto. Es decir, que un libro que te pareció interesante, un concierto al que es posible que quieras asistir, o las malas notas de tu hijo, también deben ser recopilados. Si nos saltamos alguno de estos temas (por ejemplo, si omitimos las malas notas del chaval), correremos el riesgo de que se conviertan en inquietudes que rondan nuestra cabeza generando estrés, malestar y una baja concentración. Por eso en GTD no se discrimina entre cuestiones personales o laborales: porque, en resumen, solo tenemos un cerebro y, en él, esa distinción es ficticia. Lo que existen son asuntos de los que tenemos que ocuparnos. Sin más. Y el primer paso para ello es este: recopilarlo todo.

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