Consejos breves de efectividad: “mantén ordenado tu espacio de trabajo”

Como se dijo en otras ocasiones, mantener el espacio de trabajo ordenado, sea este un escritorio, un estudio, un taller o el disco duro de un ordenador, es una de las claves de la efectividad. Resulta obvio que el desorden, por las consabidas dificultades para encontrar con esto o aquello, constituye un foco de continuas pérdidas de tiempo, lo que hace ineficiente cualquier actividad. Sin embargo, este solo es uno de sus aspectos negativos. El orden también resulta fundamental para mantener la concentración (que es, no lo olvidemos, nuestro recurso clave), puesto que su contrario, el desorden, tiende de por sí  a convertirse en una fuente de distracción y desconcentración. Después de todo, si uno trabaja en su tesis y, cuando necesita un lápiz, lo encuentra, seguirá concentrado, pero si para localizarlo es necesario lanzar una operación de búsqueda y captura, lógicamente no. O no al menos en la tesis, que sería lo deseable.

En otra entrada se habló de la técnica 5S, ideal para mantener espacios de trabajo limpios y ordenados de manera permanente; aplicarla constituye un proceder ideal para conseguir dicho resultado. Si no se desea seguir un método tan estructurado, cabe al menos aplicar las siguientes consignas básicas:

• Eliminar los elementos innecesarios. Es decir, no acumular objetos (documentos, herramientas, archivos…) porque sí, sino con criterios de utilidad. Recordemos que la simplicidad contribuye a la efectividad, y que la idea no es “tener todo lo necesario” sino “solo lo necesario”.

• Establecer un lugar fijo para cada elemento, y cuidarse de devolver el objeto a dicho lugar después de cada uso. Aquello que no dispone de un espacio o lugar claramente definido para él, necesariamente acabará vagando por toda la estancia. Es decir, justo lo que conviene evitar.

• Situar más cerca lo que se usa con más frecuencia, y más alejado lo que se utiliza menos. Esto es, sobre el escritorio solo aquello que se usa a diario; en un cajón próximo lo que se emplea cada semana, en un estante de la estancia aquello a lo que se recurre cada quincena, y así sucesivamente.

• Tener en el puesto de trabajo solo aquello que se necesita en ese momento. A menudo esta consigna puede resultar compleja de aplicar. Cuando se trata de un escritorio, una manera de conseguirlo puede ser agrupando la documentación por proyecto u objetivo. Si se agrupa toda la documentación asociada al trabajo de final de grado en un archivo o carpeta, por ejemplo, se podrá llevar ésta a la mesa cuando se vaya trabajar en dicho tema, y volver a recoger todo cuando se deje el mismo. Si los restantes proyectos están organizados de la misma manera, solo se trata de repetir ese mismo proceso en cada ocasión.

En resumen

Mantener el espacio de trabajo ordenado ayuda a ahorrar pérdidas de tiempo y también a mantenerse concentrado/a, de modo que constituye un proceder fundamental para la productividad personal. Conseguirlo implica acostumbrarse a acatar  un conjunto de reglas sencillas y fáciles de aplicar. Lo único que se nos pedirá, por tanto, será la perseverancia necesaria para convertir esas prácticas en hábitos que se desplieguen de manera natural.

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