As “5S”. A metodoloxía xaponesa para conseguir espazos ordenados de modo permanente

A chamada técnica das 5S é unha metodoloxía xaponesa que ten por obxecto conseguir espazos ordenados e limpos de xeito permanente. A palabra clave desta definición radica na palabra “permanente”, pois, cando se aplica esta metodoloxía, non se pretende simplemente ordenar un área caótica, senón que se busca que a orde creada se manteña ao longo do tempo até se constituír na situación cotián. Todos participamos algunha vez nun deses zafarranchos de limpeza que de cando en vez se decretan, sexa no posto de traballo ou para pór en condicións o noso propio garaxe. Porén, tamén sabemos que adoita demorarse pouco en volver á situación de partida. Para conseguir que a orde se sosteña, polo tanto, precisamos actuar dun modo diferente. Porque, como dixo Einstein: “Se queres resultados distintos, non fagas sempre o mesmo”. Aquí é onde as 5S poden facer que as tornas muden.

A técnica das 5S

O nome da técnica, 5S, débese a que se aplica mediante cinco pasos, cada un dos cales se nomea en xaponés cunha palabra que comeza pola letra “S”. A continuación procederase a enumerar estes, acompañados entre parénteses da súa tradución literal, así como outra que, ademais de resultar máis descritiva, nos permite manter a S como letra inicial.

Son os seguintes:

1º paso: SEIRI (Clasificar). Separar innecesarios.

2º paso: SEITON (Ordenar). Situar necesarios.

3º paso: SEISO (Limpar). Suprimir sucidade.

4º paso: SEIKETSU (Estandarizar). Sinalizar anomalías.

5º paso: SHITSUKE (Disciplinar). Seguir mellorando.

Antes de máis, convén sinalar que estes cinco pasos non se aplican de modo simultáneo, senón sucesivamente. É dicir, primeiro aplícase a primeira S (separar innecesarios), e só cando esta fase se rematou, se pasaría á segunda (situar necesarios), e así até completar os cinco elos.

Feita esta aclaración, vexamos en que consisten cada un dos pasos da técnica.

1º paso: SEIRI (Clasificar). Separar innecesarios

A primeira actuación consistirá en revisar toda a área que queremos ordenar, para retirar da mesma aqueles elementos que xa non son necesarios, ou cuxa utilidade é cando menos dubidosa. Nos lugares de traballo, así como outro tipo de espazos (garaxes, rochos, discos duros de ordenadores…), tenden a acumularse todo tipo de elementos (ferramentas, arquivos, documentos, aparatos fóra de uso…) de escasa ou nula utilidade, que se conservan por costume, non seguindo un criterio lóxico. Nesta fase será cando se eliminarán da área os innecesarios que se fosen acumulando. Unha boa consigna para esta fase é: “Se non sabes se o precisas, non o precisas”.

2º paso: SEITON (Ordenar). Situar necesarios

Unha vez nos desfixemos de todos os elementos innecesarios, toca pór orde nos necesarios. Obsérvese o sentido desta secuencia e o erro no que se adoita incorrer cando non se actúa seguindo esta pauta: que se consegue cando nos lanzamos a ordenar antes de eliminar os innecesarios? Pois que se poñen en orde cousas que se deberían desbotar. Un estupendo xeito de perder o tempo.

Para conseguir unha orde permanente, convén aplicar a consigna: “Un sitio para cada cousa, e cada cousa no seu sitio”. É dicir, que só podemos aspirar a que a orde se manteña cando está definido cál é o lugar de cada un dos elementos que se decidiron conservar. Sen establecer tales emprazamentos, será imposible determinar se algo está ou non onde debe. Só cando se elimine esa ambigüidade se poderá actuar de modo consecuente e crear unha orde sólida e perdurable.

En función do tipo de espazo do que esteamos falar, pode ser recomendable etiquetar ou sinalizar as localizacións. Nun obradoiro ou nun almacén, por exemplo, sempre resulta recomendable rotular as localizacións nos diferentes andeis para que quede claramente indicado qué vai en cada punto.

Remataremos esta fase cando se dispoña dun lugar claramente establecido para cada elemento necesario (na medida do posible, indicado con algún indicador visual) e cos elementos situados no espazo asignado.

3º paso: SEISO (Limpeza). Suprimir sucidade

Antes de máis convén sinalar que, unha vez se eliminaron os innecesarios e se situou cada necesario nun lugar específico, xa se dispón dun espazo que resulta moito máis doado limpar (a desorde e a acumulación compulsiva de obxectos, pola contra, tende a facelo imposible). Con todo, nesta fase procédese a maiores á eliminación dos focos de sucidade. A consigna a aplicar nesa fase é: “Non é máis limpo quen máis limpa, senón quen menos ensucia”.

Nese paso será cando se procederá a actuar sobre os focos de sucidade que poida haber no espazo, así como a desenvolver métodos que permitan que se ensucien o menos posible. Nas zonas de fabricación, por exemplo, revísase o equipamento e elimínanse os habituais puntos de goteo (tubaxes, mangueiras, conexións…). Ao mesmo tempo, tamén se intentan simplificar as tarefas de limpeza, por exemplo, as mesas con tendencia a luxarse por mor do uso que se lle dá (artistas gráficos que usan tintas e pinturas, mesas de vernizado, mesas de despece mecánico con tendencia a engraxarse…) poden forrarse de papel; retirar este periodicamente e substituílo por outro limpo tende a ser moito máis áxil, económico e ecolóxico (isto último sobre todo se se usa papel reciclado) que empregar abrasivos químicos para limpar ou desengraxar a mesa.

Remataremos esta fase cando do espazo de traballo se eliminase, non só a sucidade, senón tamén os focos de sucidade, así como despois de aplicar medidas de simplificación da limpeza.

4º paso: SEIKETSU (Estandarizar). Sinalizar anomalías

O obxectivo deste paso é conseguir que, dun xeito moi doado e visual, se poida recoñecer se o espazo de traballo está nunha situación de normalidade ou de anomalía. Se por exemplo na segunda S se dispuxeron as ferramentas en taboleiros para mantelas ordenadas, agora poderíanse marcar as siluetas das mesmas en ditos taboleiros; esas marcas permitirían detectar de inmediato cando algunha non está onde lle corresponde (é dicir, cando hai unha anomalía pendente de solucionar). En arquivos de parede pódense empregar códigos de cores (exemplo: cartafoles vermellos para clientes, verdes para provedores, etc.), o que facilitaría a detección de cartafoles fóra do seu lugar e facilitaría a súa colocación ordenada.

A sinalización das anomalías implica, pois, seguir con esa mesma filosofía, facilitando que no espazo sexa doado detectar cando algo non está como cómpre. Nos centros de produción, por exemplo, incorpóranse tamén etiquetas que indican, ao carón do termómetro dos equipos que deben traballar a determinadas temperaturas, o rango destas que resulta admisible (para así detectar de modo rápido cando a flutuación se desviou do desexado). Tamén se adoitan colocar etiquetas vermellas de aviso naqueles puntos no que se detecta unha irregularidade pendente de amañar, por exemplo, un caixón atascado e inutilizable por esa razón ou outra de calquera tipo.

Remataremos esta fase cando se dotase a área de dispositivos que faciliten a detección de situacións anómalas.

5º paso: SHISUKE (Disciplina). Seguir mellorando

O que fai complexa a consecución dunha orde permanente é que implica xogar en contra das propias leis da física, que sinalan que a desorde (a entropía) tende de seu a medrar. É por iso que, unha vez conseguido o estado desexable, non cabe desentenderse do mesmo, pois iso conducirá inevitablemente de novo á desorde… agás se se dedica enerxía a mantelo e melloralo. Por iso convén facelo dende o primeiro día.

Para que o acadado até este punto sosteña, a ferramenta da que se bota man en espazos de traballo complexos (almacéns, fábricas…) é a chamada “auditoría 5S”, que adoita efectuarse cun check list co que ir comprobando se existen ou non puntos nos que se están incumprindo os principios expostos (isto é, se se detectan elementos innecesarios na área, se hai obxectos que non teñen definido o lugar no que se deben gardar, se hai novos focos de sucidade, etc.). A clave desta fase é asentar o cambio de hábitos que implica a aplicación das 5S. Se as persoas que empregan un espazo están afeitas a non ter conta de onde poñen as distintos elementos logo de os usar, o normal é que leve un tempo conseguir a modificación dese costume. Por iso se debe monitorizar a evolución do espazo dende o primeiro día, para así corrixir pequenas desviacións, até que a consolidación dos novos hábitos se asente, o que permite ir reducir a frecuencia de ditas supervisións.

En resumo, a clave desta última fase consiste en monitorizar periodicamente o estado e a evolución do espazo, para ir corrixindo calquera pequena anomalía que se perciba e mellorar o seu estado de modo continuo. Este afán pola mellora continua é clave á hora de conseguir que a orde e limpeza acadada se converta en norma.

Resumo

A técnica das 5S é unha metodoloxía para a consecución de espazos sempre limpos e ordenados. Para iso, de modo secuencial, débense: retirar os innecesarios, establecer un lugar claro e inequívoco para cada un dos elementos necesarios, suprimir os focos de sucidade e simplificar a limpeza, dotar o espazo de dispositivos que fagan que as anomalías sexan facilmente detectables e, finalmente, monitorizar a evolución da área para que o logrado se manteña e siga a mellorar. Desta maneira, e aínda que en inicio poida requirir dunha maior implicación, conseguirase que o estado de orde e limpeza sexa permanente. É dicir, xusto o que era o noso obxectivo inicial.