GTD BÁSICO. O hábito de recompilar/capturar

Como se dixo nunha entrada anterior, o método GTD proponos o seguinte conxunto de hábitos para a obtención do control:

• Recompilar/Capturar.
• Procesar/Aclarar.
• Organizar.
• Revisar/Reflexionar.
• Facer.

Na entrada actual centrarémonos no primeiro hábito: recompilar/capturar.

O hábito de recompilar/capturar

Recompilar/Capturar en GTD consiste en, como o seu nome indica, capturar todo aquilo que atrape a nosa atención e respecto ao cal queremos facer algo. Convén sinalar que no GTD non se fai distinción entre asuntos laborais e persoais, senón que se trata dunha metodoloxía integral. Aplicar atinadamente este hábito implica, en consecuencia, atrapar nun soporte externo todo o que asoma na pantalla do noso radar mental e despois depositalo nun único lugar, que chamaremos bandexa de entrada. Esta pode ser un caderno de peto, unha folla en branco, un caderno dixital… O formato polo que se opte é o de menos, o importante é que para o usuario resulte áxil de utilizar, de acceso doado e cómodo, de maneira que poida anotalo todo nun soporte externo. Este acto de “sacar as cousas a nosa cabeza”, como se viu noutras entradas (1 e 2) xa marca por si só unha gran diferenza.

De momento, só hai que tomar nota, non decidir

Outra das claves para recompilar/capturar axeitadamente é adiar a toma de decisións. É dicir, no intre no que nos xurde algo novo, só temos que anotalo… precisamente para poder desentenderse do tema, momentaneamente. A clave é que todo estea recompilado axeitadamente para despois, cando teñamos un conxunto de capturas, proceder co seguinte hábito: procesar/aclarar. Ese será o intre no que se tomarán as decisións.

Cantas bandexas de entrada se precisan para recompilar/capturar?

O ideal sería ter só unha, isto daríalle ao proceso unha maior axilidade. Porén, adoitan terse como mínimo tres. Son as seguintes:

• Bandexa de entrada para anotacións. Como se indicou antes, pode ser un caderno de peto (a necesidade de anotar pode xurdir en calquera intre, polo que a mobilidade é un factor importante) ou tamén unha aplicación móbil que permita facer anotacións. Este segundo tipo de aplicacións resulta sumamente práctica, posto que permiten capturar mediante toma de notas, pero tamén tirando fotografías (ideal, por exemplo, para cartaces de eventos) ou realizando gravacións (excelentes para cando resulta incómodo teclear e se precisa tomar nota de algo), coa vantaxe engadida de que, como é no caso de Evernote (poida que a máis estendida na actualidade) o proceso de sincronización é automático, de modo que para cando un se pon ante o ordenador xa dispón das anotacións neste, sen ter que copialas.

• Bandexa de entrada para papel. Ese será o receptáculo no que depositaremos aquilo que nos chegue en formato papel (cartas, trípticos, folletos publicitarios, recibos, facturas en papel, etc.).

• Bandexa de entrada do correo electrónico. En efecto, esa tamén é unha bandexa na que recompilamos in-puts que temos que posteriormente procesar/aclarar.

Obviamente, o número de bandexas de entrada pode medrar en función de se traballamos en varios emprazamentos (o que en GTD se denomina “contextos”), e pode ser que precisemos unha bandexa para documentos en papel no lugar de traballo e outro para o noso escritorio da casa. Isto dependerá das particularidades de cada cal. A clave é, en calquera caso, dispoñer dos receptáculos (sexan físicos ou dixitais) nos que aplicar de xeito rápido e áxil o hábito de recompilar/capturar.

Que se debe recompilar/capturar?

Con respecto a este hábito, sinalar que aí poden (e de feito, deben) incorporarse todo tipo de inputs ou elementos entrantes. Non se trata só de realizar anotacións referidas a asuntos laborais (novas tarefas que xorden, por exemplo) senón todo tipo de asuntos que atrapan a nosa atención e poden requirir que se faga algo ao respecto. É dicir, que un libro que che pareceu interesante, un concerto ao que se cadra queres asistir, ou as malas notas do teu fillo, tamén deben ser recompilados. Se nos saltamos algún destes temas (por exemplo, se omitimos as malas notas do cativo), correremos o risco de que se convertan en inquedanzas que roldan a nosa cabeza xerando estrés, malestar e unha baixa concentración. Velaí que en GTD non se discrimina entre cuestións persoais ou laborais: porque, en resumo, só temos un cerebro e, nel, esa distinción é ficticia. O que existen son asuntos dos que temos que ocuparnos. Sen máis. E o primeiro paso para iso é precisamente este: recompilalo todo.