GTD BÁSICO. Hábitos e listaxes para conseguir “control” con GTD

por Xose Sobral o en CONCEPTOS, GTD, HÁBITOS

O método GTD é unha metodoloxía destinada a “descargar” da memoria todos aqueles detalles, compromisos, proxectos, citas, etc., que ocupan e preocupan á nosa mente, situándoos nun sistema auxiliar que é preciso revisar periodicamente para xerar unha confianza nel suficiente como para evitar que estes temas volvan ocupar a nosa mente… agás cando nós conscientemente así o decidamos.

Como xa comentamos noutra entrada, unha correcta autoxestión implica encontrar o equilibrio entre dúas variables: control e perspectiva. Volvendo ao simil da condición ao que xa se recorreu noutras ocasións, o control sería o dominio da condución, e a perspectiva implica ter claro onde nos diriximos. Nesta entrada centrarémonos na obtención do control, que implica en produtividade persoal o dominio do fluxo de traballo. Para isto, GTD propón a utilización dun completo conxunto de listaxes e a adquisición dunha serie de hábitos.

A nivel terminolóxico, cabe sinalar que nos libros de David Allen (creador do método GTD) houbo unha actualización terminolóxica, de xeito que no primeiro deles (Organízate con eficacia) e no segundo (Haz que funcione) non se empregan os mesmos termos para referirse a procesos idénticos. En adiante combinaranse ambos os dous termos, separados por unha barra (/), de xeito que, se na primeira obra se dicía “recompilar” e na segunda “capturar”, chamaremos ao paso “recompilar/capturar”.

 

Feita esta aclaración terminolóxica, os hábitos que implica GTD son os seguintes:

  • Recompilar/Capturar. Consiste en anotar sistematicamente todo aquilo que reclama a nosa atención e respecto ao cal queremos “facer algo”. A anotación faise nun contedor que se denominará “bandexa de entrada”. O ideal sería ter unha única bandexa de entrada, pero adoitan ser necesarias varias (para anotacións, para documentos en papel, a do correo electrónico, etc.).
  • Procesar/Aclarar. Consiste en pescudar que significan ou implican para un esas anotacións e extraer conclusións ao respecto.
  • Organizar. Implica situar no noso conxunto de listaxes a anotación correspondente a ese tema, en función do significado que lle atribuamos no paso anterior (é dicir, despois de “procesar/aclarar”).
  • Revisar/Reflexionar. Consiste en manter o sistema sempre ao día, do contrario non será fiable e perderá a súa eficacia. Para que isto non aconteza, hai que organizar unha serie de revisións periódicas do conxunto de listaxes. De xeito xeral, existen dúas periodicidades definidas: semanal e diaria.
  • Facer. Obviamente, non abonda con organizar as nosas tarefas en listaxes, logo hai que abordar a súa realización, acometelas e ilas riscando a medida que se resolvan.

 

O sistema de listaxes, da súa banda, é o seguinte:

  • Bandexa de entrada. Trátase da listaxe (ou a bandexa física) na que recompilamos/capturamos; é dicir, o receptáculo no que depositamos as nosas anotacións, esas que despois haberá que “procesar/aclarar”. Engadir elementos a estes contedores coñécese como “recompilar/capturar”.
  • Próximas accións. Esta é a listaxe de traballo: é dicir, esa na que se anotan as tarefas que nos comprometemos a resolver en canto nos sexa posible e na que se riscan a medida que se culminan. As accións deben redactarse sempre empregando verbos en infinitivo, que indiquen acción: escribir, enviar, redactar, telefonar, etc.
  • Listaxe de proxectos. Como o seu nome indica, trátase da listaxe na que se anota aquilo que queremos realizar e que implica máis dunha acción física visible (esa é a definición de proxecto en GTD: todo aquilo cuxa resolución implica efectuar máis dunha acción). Posteriormente, cada proxecto segméntase nas súas correspondes accións físicas (son as chamadas “Accións seguintes” que, progresivamente, se lanzarán a “Próximas accións” cando se decida que, en canto resulte posible, se procederá á súa realización). Algo que tamén cómpre ter presente é que os proxectos deben nomearse empregando verbos en xerundio, como se o que o se quere acadar xa fose un feito. É dicir, se o obxectivo é repararmos unha impresora avariada, deberíamos denominar o proxecto, por exemplo, “dispoñendo da impresora operativa” ou “desfrutando da impresora en perfecto estado de funcionamento”.
  • Esperando por. Trátase da listaxe na que se anota todo aquilo que se delega ou se lle encarga a alguén ou a algunha entidade externa. É dicir, nesta listaxe recóllese aquilo ao que lle queremos facer “seguimento”. Exemplo: se levamos unha chaqueta a unha lavandería ou lle pedimos a alguén que se encargue de algo, anotaríase nesta listaxe para seguir o estado deses temas e non “perdelos vista”. Enviar un tema a este contedor coñécese como “delegar”.
  • Algún día – Quizais. É onde anotamos todo aquilo respecto ao cal poida que queiramos facer algo, pero que non imos tomar unha decisión firme agora nin resolver de inmediato. Polo xeral, aquí anótanse “posibilidades”. Enviar un tema a este contedor coñécese como “incubar”.
  • Axenda/Calendario. Como o seu nome indica, trátase unha axenda ou calendario común, que en GTD se emprega única e exclusivamente para anotar aquelas actividades que hai que facer un día concreto a unha hora determinada.
  • Referencias. Trátase do receptáculo para todo aquilo que queremos conservar por tempo indefinido pero que non implica ningún tipo de acción, só se trata de material de consulta que se desexa conservar e ter facilmente localizable para cando se precise (artigos, ligazóns da rede, catálogos, etc.). Enviar elementos a este contedor denomínase “gardar” ou “conservar”.
  • Material de apoio. Ídem anterior, pero de utilidade temporal e vinculado, polo xeral, a un proxecto concreto. É dicir, serían referencias que só resultarán útiles durante un tempo, o que implica a realización dun proxecto en cuestión e que, unha vez rematado, se poderán desbotar. Exemplo: se estamos facendo un Traballo de Final de Grado e dispoñemos dunha guía para a realización do mesmo, esa guía sería o material de apoio.

 

De xeito esquemático, relacionando o conxunto de listaxes cos hábitos, a cousa quedaría como segue:

  • Bandexa de entrada. Trátase da ferramenta de recompilación/captura. Procesar e aclarar os seus elementos consiste en analizar o seu significado e, en base ao mesmo, lanzar as derivadas correspondentes ás restantes listaxes. Isto faise coa periodicidade que se desexe, a medida que se acumulan elementos. De xeito xeral, cada 2-3 pode estar ben.
  • Próximas accións. Trátase da listaxe de traballo, esa na que anotamos as accións que nos comprometemos a facer en canto nos sexa posible. Revísase e utilízase a diario.
  • Listaxe de proxectos. Trátase da listaxe de resultados que esixen máis de unha acción física visible para a súa consecución. Revísase como mínimo a semana, aínda que cabe facelo a diario para alimentar a listaxe de próximas accións.
  • Esperando por. Listaxe de temas aos que lles hai que facer seguimento. Convén revisala cando menos unha vez á semana.
  • Algún día-Quizais. Listaxe de posibilidades, temas sen data concreta e/ou respecto aos cales aínda non imos tomar unha decisión definitiva. Convén revisala cando menos unha vez á semana.
  • Axenda/Calendario. Onde se anota única e exclusivamente aquilo que ten data e hora exacta (reunións, citas médicas, etc.). Revísase a diario.
  • Referencias. Arquivo permanente de material de consulta. Non se revisa, só se consulta cando é preciso.
  • Material de apoio. Arquivo temporal de material de consulta. Non se revisa, só se consulta cando é preciso.

Aínda que semelle moi sinxelo, este conxunto de listaxe abonda para organizar calquera tipo de actividade, e velaí a transversalidade do GTD como metodoloxía e a súa ampla implantación. Conseguir o dominio do fluxo de traballo implica certa práctica, pero isto volveuse moito máis doado grazas á aparición de diferentes programas e aplicacións que facilitan moito o proceso.

En vindeiras entradas falaremos deste tipo de ferramentas. Iso si, convén matizar dende xa que, neste eido, a metodoloxía é o fundamental. Priorizar a ferramenta por riba do método é un dos erros máis cotiáns nos usuarios recentes de GTD. Ningunha vai a resultar demasiado útil antes de comprender o método de xeito íntegro. Por iso convén priorizar, antes de máis nada, o coñecemento deste polo miúdo e mesmo practicar durante un tempo con bolígrafo e papel.

 

Entradas relacionadas:

Artigo anterior
Artigo seguinte

Deixa unha resposta