Claves produtivas. Volvendo o noso “facer” máis efectivo

“A túa produtividade constrúese sobre facer cousas significativas”

Michael Linenberger

 

Nunha entrada anterior comentabamos como cabe potenciar a propia efectividade á hora de abordar a realización daquelas actividades que teñamos definidas a través da aplicación de determinadas e sinxelas claves. En resumo, eran as seguintes (o artigo completo pode lerse aquí):

• Centrarse en ser produtivo, non en estar ocupado. É dicir, abordar a tarefa máis importante do día sen eludir esa prioridade ocupándose en actividades secundarias e menos esixentes, (aínda que isto último resulte máis apetecíbel).

• Ante todo concentración. A efectividade non se consegue con estrés nin aceleración, senón actuando con calma concentrada.

• Unha soa cousa cada vez. Atender a varias cousas ao mesmo tempo, só xera dispersión. Cómpre evitar a multitarefa e atender unicamente (é dicir, dedicarlle temo exclusivo e de calidade) a iso que sabemos que é prioritario.

• Centrarse en comezar. Como reza o retrouso popular “pórse constitúe a metade do traballo”. Soe ser certo, por iso convén centrarse en dar eses primeiros pasos. Os restantes adoitan resultar moito máis doados.

Lembradas estas claves, cabería agora engadir algúns ítems máis que veñen a completar esa listaxe de claves sinxelas da efectividade persoal:

Segmentar as actividades de gran tamaño en fragmentos menores e manexables

As tarefas ou actividades percibidas como moi grandes tenden a suscitar en nós certa tendencia á dilación (fenómeno coñecido como procrastinación), porque, polo xeral, a nosa mente tende a escoller a tarefa a realizar en base ao tempo que dispoñemos para abordala. É dicir, se defines a tarefa como “redactar a miña tese doutoral” ou “escribir a miña novela”, ou “elaborar redactar o informe anual de resultados”, o máis probable é que non poñamos mans á obra até dispor de bloques de tempo enormes, con moitas horas por diante (circunstancia que, acotío, demora moitísimo en darse, se é que algunha vez se dá). Para evitar isto, a clave radica en debullar esas tarefas en fragmentos máis manexables, que se poidan acometer en bloques de tempo menores.

En base aos casos expostos, cabería (só se trata de especulacións, obviamente) facer as seguintes transformacións:

“Redactar a miña tese doutoral” -> Rematar o capítulo que teño a medias da tese.

“Escribir a miña novela” -> Revisar o último capítulo e preparar o guión do seguinte.

“Elaborar o informe anual” -> Preparar o índice con todos os puntos a recoller no informe anual.

Empregar “listaxes de tarefas”

Dicíase anteriormente que a produtividade persoal implica tamén centrarse no máis importante. Porén, convén ter presente que a importancia é un concepto relativo: é dicir, só podemos determinar que é o máis importante de todo cando teñamos claro en que consiste ese “todo”. E velaí o problema: acotío non temos unha idea demasiado precisa de qué é exactamente todo iso que temos por abordar. O que no fai actuar, como se adoita dicir, “a salto de mata”.

Aquí é onde entran en xogo as listaxes de tarefas, unha sinxela ferramenta que resulta de grande axuda para pór orde na nosa mente e no noso facer. Tan sinxela de empregar como listar nunha páxina en branco todo o que temos pendente, para despois, obtido este mapa xeral, ir abordando a que teña maior importancia relativa dentro dese conxunto.

Obviamente, a listaxe de tarefas non constitúe un documento pechado: día a día, haberá que engadirlle ítems novos e tamén ir riscando aquilo que se deixou resolto. Pero, mentres a manteñamos actualizada, disporemos dun mapa xeral que nos aportará claridade, unha das claves da efectividade persoal.

Orientar a actividade cara ao resultado a conseguir

Todos/as estivemos algunha vez nunha desas reunións que non sabemos para que se convocaron nin por que se nos fixo ir até alí, e que adoitan converterse en sesións de divagación que non levan a ningures, agás a producir unha xeneralizada sensación de completa perda de tempo. O erro dos que proceden así é actuar sen definir previamente o resultado que se desexa acadar. É dicir, para qué nos reunimos? Que pretendemos conseguir coa reunión?

Ese mesmo principio convén aplicalo acotío, no noso día a día. É dicir, que convén facerse preguntas do tipo:

-Para que redacto este informe?

-Que queremos conseguir nesta xuntanza?,

-Onde quero chegar na reunión do hoxe co meu cliente?, ou

-Para que escribo este correo electrónico?

Ter claro o resultado a acadar constitúe un paso fundamental, posto que será o que nos permitirá orientar a acción e que centrar o esforzo no obxectivo da actividade. Facer o contrario  vén a ser como pórse a correr antes de saber por onde queda a meta.

En resumo

Ademais das expostas nesta entrada anterior, tratáronse neste artigo tres claves que nos axudan a se máis eficaces e tirar maior proveito do noso tempo:

–Segmentar as actividades de gran tamaño en fragmentos menores e manexables. Fundamental para evitar a procrastinación das tarefas complexas.

-Empregar “listaxes de tarefas”. Porque só poderemos saber que é o máis importante de todo cando tamén teñamos claro qué é todo iso que temos pendente de facer.  

-Orientar a actividade cara ao resultado a conseguir. É dicir, antes de botar a camiñar, aclara cal é a meta á que te dirixes.